Ce este RFQ în achiziții?

Imaginează acest lucru: trebuie să cumpărați 500 de scaune noi de birou. Numiți trei furnizori diferiți și fiecare vă oferă un preț diferit, o dată de livrare diferită și include lucruri diferite în oferta lor. Cum le compari corect? De unde știi că obții cea mai bună ofertă și nu doar cel mai ieftin preț?

Aceasta este problema exactă a Cerere de ofertă (RFQ) este conceput pentru a rezolva.

Dacă sunteți nou la achiziții sau aveți nevoie doar de o actualizare, ați ajuns la locul potrivit. Acest ghid nu va defini doar RFQ-vă vom arăta exact cum să îl utilizați, completat cu exemple din lumea reală și șabloane gratuite pe care le puteți utiliza astăzi.

Să ne scufundăm.

 

 

RFQ Definit: Totul este despre prețuri competitive

 

Pe scurt, o cerere de ofertă (RFQ) este un document formal pe care îl trimiteți furnizorilor atunci când știți exact ce aveți nevoie și sunteți gata să cumpărați.

Scopul său principal este de a obține prețuri comparabile. Nu căutați idei sau soluții creative; Puneți o întrebare simplă: „Pentru acest lucru specific , Care este cel mai bun preț al tău?"

Utilizați un RFQ atunci când cerințele dvs. sunt clare, cuantificabile și este puțin probabil să se schimbe. Gândiți -vă la lucruri de genul:

• 500 de unități ale unui model de computer specific

• 10.000 de metri de un anumit grad de oțel

• Servicii de curățare a birourilor pentru o clădire de 50.000 mp pentru un an

Cheia aici este standardizarea. Prin trimiterea acelorași cerințe detaliate mai multor furnizori, îi forțați să concureze pe un teren de joc echitabil. Acest lucru face ca decizia dvs. să fie bazată pe date, nu se bazează pe un sentiment intestinal.

 

RFQ vs. RFP vs. RFI: tăierea prin confuzie

 

Acesta este locul în care mulți oameni se declanșează. Aceste trei acronime sunt legate, dar servesc scopuri foarte diferite. Iată cel mai simplu mod de a gândi la asta:

 

	Când să -l folosești	Întrebarea principală pe care o puneți
RFI (cerere pentru informații)	Explorați piața.	"Ce poți face?"
RFP (cerere de propunere)	Aveți o problemă complexă și aveți nevoie de o soluție.	"Cum ați rezolva asta?"
RFQ (cerere pentru ofertă)	Știți exact ce aveți nevoie și sunteți gata să cumpărați.	"Care este prețul tău pentru asta?"

 

Iată afacerea: Trimiterea unui RFP atunci când aveți nevoie de un RFQ va enerva furnizorii cu muncă inutilă. Trimiterea unui RFQ atunci când aveți nevoie de un RFP vă va obține prețuri pentru soluții care nu răspund nevoilor dvs. Alegerea instrumentului potrivit este jumătate din luptă.

 

Procesul RFQ în 7 etape: o foaie de parcurs pentru succes

 

 

Un proces RFQ excelent este metodic. Acesta asigură corectitudinea, transparența și vă oferă cel mai bun rezultat. Să o descompunem.

Pasul 1: Naște -ți cerințele
Înainte de a scrie un singur cuvânt, fiți 100% clar despre ceea ce cumpărați. Creați o foaie de specificații detaliată. Pentru scaunele de birou, aceasta ar include dimensiuni, materiale, capacitate de greutate și culoare. Ambiguitate aici este cel mai mare dușman al tău.

Pasul 2: Construiți -vă Lista scurtă a furnizorilor
Nu poți doar să alegi nume dintr -o pălărie. Identificați 3-5 furnizori calificați care au un palmares dovedit pentru a livra ceea ce aveți nevoie. Această pre-calificare este crucială pentru economisirea timpului mai târziu.

Pasul 3: Crațează Document RFQ
Acesta este planul tău. Un RFQ puternic include:

• Clear fundal și instrucțiuni

• Detaliat Specificații tehnice

• Condiții comerciale (data livrării, condițiile de plată etc.)

• Un format clar de trimitere (utilizați șablonul nostru de mai jos!)

Pasul 4: Lansarea și gestionarea comunicării
Trimiteți RFQ tuturor furnizorilor în același timp. Stabiliți un termen realist (de obicei 1-3 săptămâni). Să fie disponibil pentru a răspunde la orice întrebare clarificatoare și împărtășiți răspunsurile cu  toate Ofertanții să mențină corectitudinea.

Pasul 5: Primiți și organizați răspunsuri
Pe măsură ce cotanții vin, conectați -le într -o foaie de calcul standardizată. Acest lucru face următorul pas mult mai ușor.

Pasul 6: Evaluarea și premierea
Nu este vorba doar de alegerea celui mai mic număr. Creați un scor simplu. Evaluați fiecare furnizor la preț, timp de livrare și performanțe anterioare. Cel mai mic preț ar putea veni de la un furnizor cunoscut pentru termenele lipsite de lipsă - este un risc pe care îl puteți asuma?

Pasul 7: Debrief și la bord
Notificați furnizorul câștigător și, la fel de important, informați -i pe ceilalți de ce nu au fost selectați. Aceasta construiește relații bune pe termen lung. Apoi, treceți rapid la semnarea contractului.

 

RFQ în lumea reală

 

 

Teoria este bună, dar practica este mai bună. Să ne uităm la modul în care funcționează în diferite industrii.

Exemplul 1: Fabricare - aprovizionarea unei componente personalizate

• Scenariu: Aveți nevoie de 5.000 de paranteze din aluminiu personalizate.

• RFQ trebuie să specifice: Desene tehnice (fișiere CAD), grad de material (de exemplu, aluminiu 6061), toleranțe, finisare a suprafeței și cerințe de ambalare.

• Întrebare furnizor: Fără aceste detalii, un furnizor ar putea cita pentru un aliaj mai slab, iar altul ar putea include un finisaj costisitor de care nu ai nevoie. Comparațiile tale ar fi lipsite de valoare.

Exemplul 2: Achiziții IT - Cumpărarea laptopurilor

• Scenariu: Echiparea unei noi echipe de 50 de angajați.

• RFQ trebuie să specifice: model exact sau specificații minime (CPU, RAM, SSD), a inclus software, lungimea garanției și programul de livrare.

• Sfat Pro: cereți Costul total al proprietății (TCO), care include prețul potențialelor reparații viitoare sau garanție extinsă, nu doar prețul autocolantului.

 

RFQ modern: integrarea sustenabilității

 

Astăzi, achizițiile nu se referă doar la costuri. Este vorba despre valoare. Și asta include valoarea de mediu și socială. RFQ -ul dvs. este un instrument puternic pentru a vă conduce Obiective de sustenabilitate.

Puteți adăuga cu ușurință o secțiune de sustenabilitate la RFQ cu întrebări precum:

• "Ce procent de material reciclat este utilizat în acest produs?"

• "Puteți oferi documentația practicilor dvs. etice de muncă?"

• "Care este politica companiei dvs. cu privire la reducerea emisiilor de carbon?"

Acest lucru semnalează furnizorilor că apreciați practicile de afaceri responsabile și vă oferă date concrete pentru a vă înscrie decizia.

 

5 greșeli comune RFQ care vă costă timp și bani

 

Am văzut aceste erori din nou. Evitați -le și veți fi înaintea curbei.

1. Specificații vagi: „Avem nevoie de niște scaune de birou” vă vor obține citate sălbatic diferite. Fii specific.

2. Ignorarea costului total de proprietate: cel mai ieftin produs ar putea avea costuri mari de întreținere sau o durată de viață scurtă. Gândiți -vă dincolo de prețul inițial.

3. Sărac Pregalificarea furnizorului : Trimiterea unui RFQ către un furnizor necalificat pierde timpul tuturor. Fă -ți temele mai întâi.

4. Criterii neclare de evaluare: Dacă furnizorii nu știu cum le veți judeca (de exemplu, 70% preț, 30% viteză de livrare), nu vă pot oferi cea mai bună ofertă.

5. „Gaura neagră” a comunicării: nu răspunde la întrebări sau nu reușește să dea feedback ofertanților nereușite ars poduri.

 

Alegerea instrumentelor dvs.: de la foi de calcul la platforme specializate

 

Modul în care gestionați procesul RFQ depinde de complexitatea și volumul achiziției.

• Fișiere de calcul și e -mail: Perfect pentru companii mici cu RFQ -uri simple, rare. Este gratuit și flexibil, dar poate deveni rapid haotic.

• Platforme de aprovizionare electronică : Instrumente precum Fairmarkit sau Deep Stream automatizează întregul proces - de la trimiterea de RFQ -uri la colectarea și analizarea răspunsurilor. Acesta este un economizor imens pentru aprovizionarea frecventă și complexă.

• Software de achiziții complete: Soluții precum Sievo sau Coupa integrează RFQ-urile într-un ecosistem de achiziții mai mare, care le leagă de contracte, cheltuiesc analitice și facturarea.

Alegerea dvs. ar trebui să se bazeze pe o singură întrebare: Cât timp pierdem în prezent în sarcinile RFQ manuale?

 

Planul dvs. de acțiune și setul de instrumente gratuit

 

Acum sunteți echipat pentru a rula un proces RFQ care este corect, eficient și oferă o valoare reală.

Iată cum să începi:

1. Identificați un proiect pilot cu cerințe clare și simple.

2. Descărcați setul nostru de instrumente RFQ gratuit pentru a începe capul.

3. Rulați RFQ folosind procesul în 7 pași prezentat mai sus.

 

Întrebări frecvente: stăpânirea procesului RFQ

 

1. Î: Câți furnizori ar trebui să trimit un RFQ la?

A: Există un loc dulce. Trimiterea la doar 2-3 furnizori s-ar putea să nu creeze suficientă concurență. Trimiterea la 10+ este ineficientă și împovărătoare pentru tine și pentru ei. Vă recomandăm o listă scurtă a 4 până la 6 furnizori pre-calificați . Acest lucru vă oferă o gamă sănătoasă de opțiuni de comparat, fără a vă copleși capacitatea de a gestiona procesul în mod eficient.

 

2. Î: Ce ar trebui să fac dacă un furnizor cere clarificări după ce am trimis RFQ?

A: Acest lucru este comun și un semn al unui furnizor angajat. Regula de Aur este transparență și corectitudine . Răspundeți clar la întrebare și apoi trimiteți această clarificare exactă către fiecare Furnizor care a primit RFQ. Acest lucru asigură un teren de joc echitabil și împiedică orice ofertant unic să aibă un avantaj informațional.

 

3. Î: Este un RFQ legal obligatoriu odată ce un furnizor depune o ofertă?

A: Nu, nu de obicei. Un RFQ este o invitație pentru furnizori să facă o ofertă (citatul lor). Nu sunteți obligat să acceptați niciunul dintre ei. Contractul legal este format numai atunci când emiteți un formal Comanda de cumpărare (PO) sau semnați un contract pe baza acelui citat. Includeți întotdeauna limbajul în RFQ, afirmând că nu este un angajament de a cumpăra.

 

4. Î: Citatul unui furnizor a venit mult mai mic decât celelalte. Este întotdeauna cea mai bună alegere?

A: Fii prudent. Un citat care este semnificativ mai mic poate fi un steag roșu. Furnizorul poate să fi înțeles greșit cerințele, să folosească materiale de calitate inferioară sau să fi făcut o eroare de costuri (pe care ar putea încerca să o corecteze mai târziu). Este responsabilitatea dvs. să examinați cu atenție această citare și să puneți întrebări de clarificare înainte de a acorda afacerea.

 

5. Î: Pot negocia după ce am primit răspunsuri RFQ?

A: Absolut. Procesul RFQ deschide adesea ușa pentru negocieri. Puteți să vă întoarceți la furnizorul (furnizorii) preferați și să vă întrebați dacă își pot îmbunătăți oferta, mai ales dacă aveți o ofertă mai competitivă de la un alt furnizor calificat. Acest pas final vă poate asigura adesea termeni sau prețuri mai bune.

 

6. Î: Cât timp ar trebui să le dau furnizorilor să răspundă?

A: Depinde de complexitate. Pentru articole simple, off-the-raft, 1-2 săptămâni este de obicei suficient. Pentru bunuri sau servicii mai complexe, personalizate, permiteți 2-4 săptămâni . Fii întotdeauna realist - Furnizorii de scurgere pot duce la citate inexacte sau pot descuraja cei mai buni parteneri de la licitație.

 

7. Î: Care este cel mai bun mod de a gestiona un furnizor de funcționare (furnizorul nostru actual)?

A: Includeți -le în proces, dar nu le oferiți un tratament special. Aceștia trebuie să concureze în aceiași termeni ca noii furnizori potențiali. Acest lucru este crucial pentru validarea faptului că primiți în continuare un preț corect de piață și un serviciu bun. Uneori câștigă, iar procesul le consolidează valoarea; Alteori, găsești un partener mai bun.

 

8. Î: Un furnizor cheie a refuzat să participe la RFQ -ul nostru. De ce ar face asta?

A: Există câteva motive comune. S -ar putea să fie la capacitate maximă și prea ocupați pentru a -și asuma o nouă muncă. Este posibil ca RFQ -ul dvs. să nu fie suficient de atractiv din punct de vedere financiar pentru ei. Sau, ei pot percepe procesul dvs. ca nedrept sau părtinitor față de un concurent mai ieftin. Merită un apel politicos de urmărire pentru a înțelege motivele lor-feedback-ul lor poate fi de neprețuit.

 

9. Î: Ar trebui să ne acordăm întotdeauna ofertantului cu cel mai mic preț, calificat?

A: Nu neapărat. Scopul este cel mai bun valoare , nu doar cel mai mic preţ . Ta Criterii de evaluare ar trebui să reflecte acest lucru. Dacă un furnizor este cu 5% mai scump, dar oferă un timp de livrare cu 10% mai bun și un suport superior post-vânzare, acesta poate oferi o valoare totală mai mare afacerii dvs. Utilizați un model de notare pentru a lua această decizie în mod obiectiv.

 

10. Î: Folosim semnături digitale. Este considerată valabilă o ofertă prin e -mail cu o semnătură digitală?

A: În majoritatea contextelor de afaceri, da. O semnătură electronică sau chiar o ofertă formală pe antetul companiei trimise prin e -mail este de obicei considerată o ofertă valabilă și obligatorie din partea furnizorului. Asigurați -vă doar că termenii dvs. RFQ afirmă că trimiterile electronice sunt acceptabile.