Cum să măsurați sustenabilitatea în KPI -uri de achiziții: un ghid practic

Te cunoști ar trebui măsurarea durabilității. CEO -ul dvs. întreabă despre asta. Clienții dvs. se așteaptă. Și sincer, este ceea ce trebuie să faci.

Dar iată problema: aveți o listă de KPI potențiale, dar nu există idee clară cum să le transformați în numere reale. Care este formula? Unde găsești chiar datele? Și cum începeți fără să vă copleșiți?

Sună familiar? Nu ești singur.

Acest ghid este diferit. Trecem dincolo de listele teoretice. Vă oferim un jurnal de joacă clar, pas cu pas, pentru a calcula, urmări și raporta pe dvs. Performanță de achiziții durabile . Să vă construim strategia de măsurare de la început.

 

 

De ce majoritatea Inițiative KPI Eșuează (și cum să eviți capcana)

 

Multe companii încep cu entuziasm. Ei adună o listă lungă de valori impresionante. Apoi, realitatea lovește.

Ei își dau seama că datele sunt împrăștiate în diferite departamente. Formulele sunt neclare. Și nu au idee ce valori să acorde prioritate mai întâi. Proiectul se oprește, iar sustenabilitatea rămâne un punct de discuție „frumos de făcut”.

Secretul succesului nu este o listă mai lungă. Este un cadru mai inteligent. Aveți nevoie de o abordare structurată care să crească cu programul dvs.

 

Un simplu Cadru pe 3 niveluri pentru KPI -urile tale

Gândiți -vă la KPI -urile dvs. în trei straturi, de la conformitatea de bază la impactul strategic. Acest lucru vă ajută să începeți mic și să vă extindeți.

• Nivelul 1: KPI -uri de conformitate - „respectăm regulile?"

  • Acestea sunt fundamentul tău. Aceștia urmăresc aderarea la politicile de bază. De multe ori sunt cele mai ușor de măsurat și sunt despre gestionarea riscurilor.

  • Exemple: Rata de înscriere a codului de conduită al furnizorului, procentul de furnizori cu risc ridicat ecranizat.

• Nivelul 2: performanță KPIS - „Ce mai facem?"

  • Odată ce fundația dvs. este stabilită, aceste valori arată modul în care durabilitatea este integrată în operațiunile și cheltuielile dvs. zilnice.

  • Exemple: Procentul de cheltuieli durabile, scorul mediu ESG al furnizorului.

• Nivelul 3: Impact KPIS - „Ce valoare creăm?"

  • Acesta este nivelul strategic. Aceste KPI conectează activitățile de achiziții la obiective de afaceri și de mediu mai largi. Sunt cei mai puternici pentru raportarea la conducere.

  • Exemple: emisiile de carbon reduse, cantitatea de conținut reciclat utilizat.

Acest cadru te împiedică să încerci să faci totul simultan. Puteți începe cu nivelul 1 și puteți construi de acolo.

 

Biblioteca dvs. KPI principală: formule și calcule reale

 

Aici teoria îndeplinește practica. Să descompunem unele dintre cele mai valoroase KPI cu formule precise și numere reale.

 

 

KPI 1: Procent de cheltuieli durabile

• Ce îți spune: Proporția cheltuielilor dvs. totale care se aliniază cu criteriile dvs. de sustenabilitate definite.

• Formula:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Unde să găsiți datele: ERP sau sistemul de analiză a cheltuielilor. Lista dvs. de furnizori certificați/preferați.

• Exemplu lucrat:

  • Să spunem că compania dvs., „ABC Manufacturing”, a avut o cheltuială totală de achiziții de 1.000.000 USD în ultimul trimestru.

  • Cheltuielile dvs. cu furnizori care sunt certificați de comerț echitabil sau au un rating Ecovadis de top a fost de 350.000 USD.

  • Calculul tău: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • KPI: Procentul dvs. de cheltuieli durabile este de 35%.

 

KPI 2: Audit ESG Furnizor Rata de finalizare

• Ce vă spune: Cât de eficient gestionați riscul în cele mai critice zone ale lanțului dvs. de aprovizionare.

• Formula:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Unde să găsiți datele: baza de date de evaluare a riscurilor furnizorului; Înregistrări de audit intern.

• Exemplu lucrat:

  • Ați identificat 50 de furnizori drept „cu risc ridicat” pe baza industriei și locației lor.

  • În ultimele 12 luni, ați completat audituri ESG (la fața locului sau la distanță) pentru 18 dintre ele.

  • Calculul tău: (18 / 50) x 100 = 36%

  • KPI -ul dvs.: Rata de finalizare a auditului ESG Furnizor este de 36%.

 

KPI 3: Reducerea emisiilor de carbon (Impactul nivelului 3)

• Ce îți spune: Beneficiul tangibil de mediu al deciziilor dvs. de aprovizionare durabilă.

• Formula:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • NOTĂ: Vei lucra adesea cu date sau instrumente LCA (Evaluarea ciclului de viață), cum ar fi modulul de acțiune de carbon Ecovadis pentru acest lucru.

• Unde să găsiți datele: Date de emisii specifice furnizorului, rapoarte ale partenerilor logistici, baze de date LCA.

• Exemplu lucrat:

  • Anul trecut, logistica dvs. pentru o linie de produse a produs 500 de tone de CO2.

  • În acest an, trecând la un furnizor care se apropie cu 200 de mile și folosind un transportator cu o flotă de vehicule electrice, emisiile au scăzut la 380 de tone.

  • Calculul tău: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • KPI-ul dvs.: ați obținut o reducere de 120 de tone a emisiilor de CO2.

 

3 faze Foaia de parcurs de implementare : De la zero la erou

 

Nu încercați să fierbeți oceanul. Iată un plan pragmatic de a derula acest lucru.

 

 

Faza 1: Fundație (primele 3 luni)

• Obiectiv: dovediți procesul și obțineți un câștig rapid.

• Acțiune: Alegeți unul sau doi KPI de nivel 1. Cod de conduită al furnizorului Rata de înscriere este un loc minunat pentru a începe. Urmăriți -l manual într -o foaie de calcul. Obțineți 100% din noii furnizori pentru a semna.

 

Faza 2: Momentum (lunile 4-12)

• Obiectiv: integrați sustenabilitatea în deciziile de achiziții de bază.

• Acțiune: Introduceți un KPI de nivel 2, cum ar fi procentul de cheltuieli durabile. Începeți să utilizați șablonul nostru de bord gratuit (mai jos) pentru a vizualiza progresul. Instruiți -vă echipa cu privire la modul de identificare a „furnizorilor durabile."

 

Faza 3: Impact strategic (anul 2 și nu numai)

• Obiectiv: Demonstrați valoarea financiară și de marcă a programului dvs.

• Acțiune: Adoptați un KPI de impact de nivel 3, cum ar fi reducerea emisiilor de carbon. Investiți în software specializat pentru date mai precise. Începeți să vă raportați realizările în rapoarte anuale și la conducere.

 

Instrumente ale comerțului: de la foi de calcul la software

Nu aveți nevoie de un buget masiv pentru a începe.

• Fișiere de calcul (foi Excel/Google): Perfect pentru faza 1. Sunt flexibile și toată lumea le are. Dezavantajul? Sunt manuale și pot deveni dezordonate.

• Instrumente BI & Visualizare (Power BI, Tableau): Excelent pentru faza 2. Se conectează la datele dvs. și creează tablouri de bord puternice, automate pentru raportare.

• Platforme specializate de sustenabilitate (Ecovadis, Sievo): alegerea pentru faza 3. Au automatizat colectarea de date de la furnizori, oferă repere ale industriei și ajută la calcularea unor valori complexe precum amprenta de carbon.

 

Planul dvs. de acțiune și șablonul de bord gratuit

 

Acum aveți planul. Singurul lucru rămas de făcut este să înceapă.

1. Definiți -vă primul KPI: pe baza cadrului, alegeți o metrică din nivelul 1.

2. Localizați datele: discutați cu finanțe sau operațiuni. Găsiți unde trăiește aceste date.

3. Calculați -vă linia de bază: folosiți formulele de mai sus pentru a vedea unde stați astăzi.

Pentru a face acest lucru incredibil de ușor, am creat un kit de starter KPI de achiziții durabile.

 

Întrebări frecvente: Implementarea KPI -urilor de sustenabilitate

 

1. Î: Cum obținem Cumpărare internă și buget Pentru urmărirea acestor KPI de sustenabilitate?

A: Începeți să vorbiți limba CFO. Nu conduceți cu aspectul „simțitor bun”. În schimb, construiți un caz de afaceri axat pe atenuarea riscurilor (evitarea viitoarelor amenzi de conformitate), economiile de costuri (de exemplu, de la furnizorii eficienți din punct de vedere energetic) și creșterea veniturilor (apelând la clienții conștienți de ESG). Un mic proiect pilot cu o singură unitate de afaceri poate servi drept o dovadă puternică a conceptului pentru a asigura mai multe finanțări.

 

2. Î: Care este cea mai mare provocare de date pe care o vom confrunta și cum o putem depăși?

A: Cel mai mare obstacol este adesea datele inconsistente ale furnizorilor, în special a celor mai mici. Puteți depăși acest lucru începând Simple. Nu cereți 100 de puncte de date. Începeți cu un chestionar scurt, obligatoriu de autoevaluare a furnizorului. De asemenea, puteți folosi platformele de rating terțe (cum ar fi Ecovadis) care colectează și standardizează deja aceste date, economisindu-vă efortul.

 

3. Î: Câți KPI ar trebui să începem să urmăm efectiv?

A: Rezistați -vă la dorința de a urmări totul. Este o pistă rapidă la Burnout. Fii brutal pragmatic. Începeți cu nu mai mult de trei. Alegeți unul din fiecare nivel al cadrului despre care am discutat. Acest lucru menține efortul gestionabil și permite echipei tale să învețe, să se adapteze și să creeze încredere înainte de a se extinde.

 

4. Î: Furnizorii noștri ezită să partajeze date de sustenabilitate. Ce putem face?

A: Transparența este o stradă cu două sensuri. Explica de ce Aveți nevoie de date și cum vor fi utilizate - nu pentru pedeapsă, ci pentru colaborare și dezvoltare. Oferiți -vă să împărtășiți un rezumat al constatărilor care să le ajute să se îmbunătățească. Cel mai important, faceți-o parte din contractul furnizorului și procesul de pre-calificare, astfel încât devine o așteptare standard, nu o cerere opțională.

 

5. Î: Cum gestionăm o situație în care KPI-urile noastre de sustenabilitate intră în conflict cu obiectivele de economisire a costurilor?

A: Aceasta este dilema clasică de achiziții. Cheia este să analizezi Costul total al proprietății (TCO), nu doar prețul unitar. O componentă „mai ieftină” ar putea consuma mai multă energie, ceea ce duce la costuri mai mari pentru clientul dvs. Încadrați decizia în jurul valorii și riscului pe termen lung. Arată cum un cost avansat ușor mai mare de la un furnizor durabil împiedică costurile viitoare legate de daunele reputaționale, re-aprobarea sau amenzile de reglementare.

 

6. Î: Cine în organizația noastră ar trebui să „dețină” aceste KPI?

A: Durabilitatea nu poate trăi într -un siloz. Echipa de achiziții ar trebui să dețină colectarea și raportarea datelor, dar trebuie să se asocieze îndeaproape cu Departamentul de Durabilitate (dacă aveți una), Finanțe (pentru date de cheltuieli) și operațiuni (pentru date de performanță). Formați o echipă mică, încrucișată, pentru a vă asigura că KPI-urile sunt relevante, iar datele sunt corecte.

 

7. Î: Cât de des ar trebui să analizăm și să raportăm despre aceste valori?

A: Depinde de KPI. KPI -uri operaționale (cum ar fi cheltuielile durabile %) pot fi revizuite lunar sau trimestrial în revizuirile standard de achiziții. IPI-urile cu impact strategic (cum ar fi reducerea carbonului) sunt de obicei raportate la conducere pe bază semestrială sau anuală. Cheia este consistența - raportați într -un program regulat pentru a urmări tendințele în timp.

 

8. Î: Ce se întâmplă dacă industria noastră nu are valori standardizate de sustenabilitate?

A: Ai o mare oportunitate de a fi lider. Începeți prin adoptarea celor mai relevante cadre globale (cum ar fi obiectivele de dezvoltare durabilă a ONU sau standardele GRI) și adaptați -le la contextul dvs. Colaborează cu asociațiile din industrie pentru a dezvolta standarde comune. Între timp, concentrați-vă pe urmărirea propriului progres de la an la an. Vertația dvs. de referință internă este ceea ce contează cel mai inițial.

 

9. Î: Putem folosi aceste KPI pentru a stimula echipa noastră de achiziții?

A: Absolut, dar fii atent. Legarea bonusurilor direct la anumite ținte KPI poate duce la consecințe neintenționate sau la „jocurile” sistemului. O abordare mai bună este de a face performanța sustenabilității o componentă cheie a recenziilor de performanță și a stabilirii obiectivelor. Sărbătoriți echipele care demonstrează îmbunătățiri și gândire inovatoare în acest domeniu, încurajând o cultură a responsabilității, mai degrabă decât să lovească un număr.

 

10. Î: Cum ne asigurăm că programul nostru KPI rămâne relevant și nu va deveni un exercițiu „de check-the-box”?

A: Programează un „verificare anuală a sănătății KPI”. Adunați-vă echipa transversală și întrebați: aceste valori conduc în continuare comportamentele potrivite? Mai primim informații valoroase? Există noi riscuri sau oportunități de sustenabilitate pe care ar trebui să le măsurăm? Acest lucru vă asigură că programul dvs. evoluează cu strategia dvs. și peisajul extern, păstrându -l dinamic și valoros.