Care sunt cele patru tipuri de achiziții? Orientări și cazuri din industrie

Când compania dvs. trebuie să cumpere materii prime, abonamente software, servicii de curățare și o nouă clădire de birouri, utilizați la fel Abordare de achiziții Pentru toți? Dacă ați răspuns nu, recunoașteți deja că diferite achiziții necesită strategii diferite - fie că vă dați seama sau nu.

Înțelegerea celor patru tipuri de achiziții nu este doar o teorie academică. Este fundamentul pentru optimizarea cheltuielilor, gestionarea riscului și conducerea unei valori strategice reale. Să descompunem ceea ce înseamnă cu adevărat fiecare tip și cum să le aplicăm în organizația dvs.

 

 

Ștergerea confuziei: cele 4 tipuri de achiziții definite

 

Majoritatea discuțiilor despre achiziții au greșit acest lucru prin simplificare. Iată ce trebuie să știți de fapt:

Achiziții directe : Lucrurile de câștigare a banilor
Aceasta este ceea ce intră în produsul sau serviciul final. Dacă sunteți producător, sunt materiile prime. Dacă ești restaurant, este ingredientele tale alimentare. Dacă sunteți o companie de software, infrastructura dvs. cloud este cea care vă acceptă direct produsul.

Iată acordul: achizițiile directe afectează direct veniturile tale. Când aceste provizii se opresc, producția ta se oprește. De aceea cere relații strategice cu furnizorii , nu doar achiziții tranzacționale.

Achiziții indirecte : Cheltuielile „Păstrați luminile”
Acesta este tot ceea ce îți menține afacerea, dar nu se termină în produsul final. Gândiți -vă la livrări de birou, utilități, echipamente de întreținere și abonamente software precum Slack sau Microsoft Office.

Provocarea? Această cheltuială este adesea fragmentată între departamente și nu are vizibilitate. Dar iată oportunitatea: gestionarea strategică a achizițiilor indirecte poate oferi câștiguri rapide și economii semnificative de costuri.

Achiziții de servicii: expertiza pe care nu o aveți în casă
Aceasta acoperă totul, de la agenții de consultanță și marketing până la personal temporar și contractori specializați. Marea diferență? Cumpărați cunoștințe și rezultate, nu produse fizice.

Cheia cu Achiziții de servicii este că gestionați livrări și relații, nu inventar. Acest lucru necesită contracte diferite, metode de evaluare diferite și abordări diferite de gestionare a relațiilor.

Achiziții pentru cheltuieli de capital (CAPEX): marile investiții
Aceasta este achiziționarea dvs. de active pe termen lung-construirea unei noi instalații, cumpărarea de echipamente majore sau sisteme software pentru întreprinderi. Aceste decizii au implicații financiare pe mai mulți ani și necesită de obicei aprobarea executivă.

Ce face capex diferit? Procesul de evaluare este mai lung, miza este mai mare și luați decizii care vă vor afecta afacerea pentru anii următori.

 

Prin obiectivul industriei: aplicații din lumea reală

 

Teoria este drăguță, dar cum funcționează de fapt în diferite industrii? Lasă -mă să -ți arăt.

 

În fabricație:

• Direct: oțel, rășini din plastic, componente electronice

• Indirect: echipamente de siguranță, lubrifianți pentru mașini, consumabile de întreținere din fabrică

• Servicii: Repararea echipamentelor, logistica și transportul, forța de muncă temporară

• CAPEX: roboți industriali, utilaje de linie de producție, extinderea depozitului

În tehnologie:

• Direct: resurse de cloud computing, hardware de centru de date pentru produsele orientate către clienți

• Indirect: mobilier de birou, software de productivitate, prânzuri în echipă

• Servicii: Contractori de dezvoltare software, audituri cibernetice, agenții de marketing digital

• CAPEX: sediul corporativ, construcția centrelor de date, licențele majore ale platformei software

În asistență medicală:

• Direct: farmaceutice, instrumente chirurgicale, implanturi medicale

• Indirect: consumabile administrative, servicii de curățare, lenjerie de pacienți

• Servicii: Întreținerea echipamentelor medicale, personal de asistență medicală temporară, asistență IT

• CAPEX: Mașini RMN, construcții de aripi de spital, sisteme electronice de înregistrare a sănătății

Modelul de aici este crucial: industria dvs. determină ce tip de achiziții merită cea mai mare atenție și resurse.

 

Comandamentul scurt pentru afaceri mici: o abordare simplificată

 

 

Dacă vă aflați într-o organizație mai mică, modelul de patru tipuri s-ar putea simți copleșitor. Iată cum să -l adaptezi:

Regula 80/20 pentru achiziții:
Concentrați -vă 80% din efortul dvs. pe 20% din cheltuieli care ar putea să vă rănească cu adevărat afacerea dacă este gestionat greșit.

Trei categorii simplificate:

1. Materiale de câștigare a banilor (Versiunea dvs. de achiziții directe)

   • Orice lucru care îți afectează în mod direct capacitatea de a livra clienților

   • Gestionați cu relațiile strategice ale furnizorilor și planurile de rezervă

2. Elementele esențiale de afaceri (Combinarea indirectării și serviciilor)

   • Tot ce este necesar pentru a vă rula operațiunile

   • Concentrați -vă pe consolidare și eficiență

3. Investiții care se schimbă în joc (Capex -ul tău)

   • Achiziții majore care vă vor crește sau vă vor transforma afacerea

   • Necesită o analiză minuțioasă a ROI și contribuții executive

Am văzut că companiile mici economisesc 15-20% din cheltuielile lor generale doar prin implementarea acestui sistem simplu de clasificare.

 

Achiziții cu scop: integrarea durabilității

 

Astăzi, fiecare decizie de achiziții are implicații de mediu și sociale. Iată cum să construiți sustenabilitatea în fiecare tip de achiziții:

Pentru achiziții directe:
Întrebați -vă furnizorii: „Care este amprenta dvs. de carbon pentru producerea acestor materiale?” și „Puteți oferi transparență în practicile de muncă ale lanțului dvs. de aprovizionare?"

Pentru achiziții indirecte:
Alegeți furnizori care oferă alternative durabile-cum ar fi livrările de birou reciclate sau echipamentele eficiente din punct de vedere energetic. Mici modificări aici se adaugă rapid.

Pentru achiziții de servicii:
Evaluează potențialii parteneri cu privire la politicile lor de diversitate, practicile salariilor corecte și angajamentele de mediu. Valorile lor devin o extensie a mărcii tale.

Pentru Cheltuieli de capital:
Faceți eficiența energetică și impactul asupra mediului criterii cheie în evaluarea dvs. Ca noile echipamente de fabricație să fie evaluate atât pentru costuri, cât și pentru producția de carbon.

Cea mai bună parte? Achiziții durabile Adesea se aliniază cu economisirea costurilor. Echipamentele eficiente din punct de vedere energetic costă mai puțin de funcționare. Furnizorii etici au de obicei o retenție și o calitate mai bună.

 

Planul dvs. de acțiune în 4 etape: de la teorie la rezultate

Cunoașterea categoriilor este un lucru - implementarea lor este alta. Iată foaia de parcurs:

Pasul 1: Conducerea unui Analiza cheltuielilor
Trageți datele din sistemul dvs. de contabilitate în ultimele 12 luni. Casorizați fiecare achiziție semnificativă. Probabil că veți descoperi modele de cheltuieli pe care nu le -ați observat niciodată.

Pasul 2: Harta la cele patru tipuri
Alocați fiecare categorie de cheltuieli unuia dintre cele patru tipuri de achiziții. Numai asta va dezvălui unde trebuie să vă concentrați atenția.

Pasul 3: Dezvoltați strategii de categorie

• Direct: Concentrați -vă pe relațiile furnizorilor și gestionarea riscurilor

• Indirect: eficiența și consolidarea unității

• Servicii: Subliniați livrările clare și valorile de performanță

• CAPEX: Implementați o evaluare riguroasă și o analiză ROI

Pasul 4: Implementați și rafinați
Începeți mai întâi cu categoriile dvs. cu cele mai mari cheltuieli. Instruiți -vă echipa, stabiliți noi procese și configurați cicluri de revizuire periodice.

 

Măsurarea a ceea ce contează: KPI pentru fiecare categorie

 

Nu puteți îmbunătăți ceea ce nu măsurați. Iată valorile cheie pentru fiecare tip de achiziții:

KPI -uri de achiziții directe:

• Rate de defecte ale furnizorului

• Performanță de livrare la timp

• Costul total al proprietății (nu doar prețul de achiziție)

KPI -uri de achiziții indirecte:

• Eficiența procesului (timpul de ciclu de comandă de cumpărare)

• Respectarea furnizorilor preferați

• Economii de costuri față de perioadele anterioare

Servicii de achiziții KPIS:

• Conformitatea acordului la nivel de serviciu (SLA)

• Satisfacția internă a părților interesate

• Aderarea bugetară

Cheltuieli de capital KPIS:

• Finalizarea proiectului la timp și buget

• Rentabilitatea investițiilor versus proiecții

• Rate de utilizare a activelor

 

Setul dvs. de instrumente gratuit de transformare a achizițiilor de achiziții

 

Acest lucru s -ar putea simți foarte mult de implementat, motiv pentru care am creat instrumente pentru a -l face practic.

[Descărcați setul de instrumente de clasificare a achizițiilor gratuite]

Vei obține:

• Șablonul de analiză a cheltuielilor (Excel) - Pentru a clasifica cheltuielile curente

• Scorul de evaluare a furnizorilor - Pentru a compara în mod obiectiv vânzătorii

• Evaluarea verificării sănătății achizițiilor - Pentru a vă identifica cele mai mari oportunități

• Lista de verificare a implementării - Deci nu ratați niciun pași cruciali

Acestea sunt aceleași instrumente pe care le folosim cu clienții noștri pentru a-i ajuta să construiască operațiuni de achiziții de talie mondială.

 

Următorii pași

Începeți cu o zonă. Alegeți-vă categoria cu cea mai mare cheltuială și aplicați strategia adecvată. Perspectivele pe care le câștigați vor plăti probabil efortul în primele luni.

Amintiți -vă, obiectivul nu este perfecțiunea - este progres. Fiecare pas pe care îl faceți către un management mai strategic al achizițiilor va oferi randamente de compunere.

Sunteți gata să vă transformați abordarea de achiziții? Descărcați setul de instrumente gratuit de mai sus sau dacă doriți îndrumare personalizată, [programați o consultare gratuită cu experții noștri în achiziții]. Vă vom ajuta să aplicați aceste cadre în contextul dvs. specific de afaceri.

 

Întrebări frecvente: stăpânirea clasificării achizițiilor de achiziții

 

1. Î: Cum gestionăm cumpărăturile care par să se încadreze în mai multe categorii?

A: Acest lucru este comun. Cheia este identificarea Scopul principal al afacerii . De exemplu, achiziționarea de laptopuri pentru noii dvs. dezvoltatori de software este Direct achiziții dacă vă construiesc produsul, dar Indirect Dacă sunt pentru echipa de resurse umane. Creați o regulă simplă: "Ce element de linie P&L susține acest cost?" Acest lucru clarifică de obicei categoria.

 

2. Î: Compania noastră crește rapid. În ce moment ar trebui să separam formal gestionarea acestor tipuri de achiziții diferite?

A: O regulă bună este atunci când cheltuielile dvs. anuale ajunge la un punct în care o economie de 10% din orice categorie ar justifica un rol dedicat cu timp parțial. Pentru majoritatea întreprinderilor, aceasta este în jurul valorii de 5-10 milioane de dolari. Înainte de aceasta, utilizați modelul simplificat cu trei categorii, dar alocați un „proprietar” pentru fiecare în cadrul echipei dvs. existente.

 

3. Î: Cum obținem alte departamente (cum ar fi marketing sau cercetare și dezvoltare) pentru a urma aceste categorii de achiziții?

A: Nu conduceți cu cadrul de achiziții. În schimb, parteneri cu ei pentru a -și rezolva problemele. Pentru marketing, achiziții de servicii de cadru ca o modalitate de a obține rezultate mai bune de la agențiile lor. Pentru cercetare și dezvoltare, încadrarea încadrării directe ca o modalitate de a se asigura că nu vor rămâne niciodată fără materiale critice. Când văd valoarea pentru obiectivele lor, urmează adoptarea.

 

4. Î: Suntem un non-profit. Aceste aceleași categorii se aplică la noi?

A: Absolut, dar accentul se schimbă. Achiziția dvs. „directă” ar putea fi materiale legate de program. „Capex” ar putea fi o clădire nouă pentru serviciile comunitare. Cadrul este universal, dar strategia dvs. pentru fiecare tip va fi determinată de cerințele misiunii și a donatorilor, nu de marjele de profit.

 

5. Î: Care este cel mai mare risc de a greși aceste categorii?

A: Alocarea greșită a resurselor și a talentului. Cea mai frecventă greșeală este tratarea achizițiilor directe cu risc ridicat, cum ar fi achizițiile indirecte simple, tranzacționale. Acest lucru poate duce la perturbări ale lanțului de aprovizionare care vă opresc operațiunile. În schimb, excesul de inginerie a procesului pentru achizițiile indirecte cu valoare scăzută creează o birocrație inutilă și încetinește echipa ta.

 

6. Î: Cum ar trebui Strategia de negociere diferă între aceste categorii?

A: Abordarea dvs. ar trebui să varieze semnificativ:

• Direct: Negociază pentru parteneriate pe termen lung și riscuri comune.

• Indirect: negociați pentru reduceri de volum și eficiență.

• Servicii: Negociază pentru livrări clare, KPI și flexibilitate.

• CAPEX: Negociază pentru asistență pentru cicluri de viață, garanții și rezistență la viitor.

 

7. Î: Poate un singur furnizor să se încadreze în mai multe categorii de achiziții?

A: Da, și acesta este un semn al unui partener strategic puternic. De exemplu, un furnizor de tehnologie ar putea fi un furnizor direct pentru Cloud Infrastructure, un furnizor de servicii pentru implementare și un furnizor CAPEX pentru o licență software majoră. În aceste cazuri, gestionați relația în mod holistic, dar negociați fiecare tip de cheltuieli cu strategia adecvată.

 

8. Î: Cum au impact asupra operațiunilor globale acest model de categorizare?

A: Categoriile rămân aceleași, dar execuția dvs. va diferi în funcție de regiune. Reglementările locale, normele culturale și maturitatea pieței vor afecta modul în care gestionați fiecare tip. O strategie globală de dimensiuni unice nu reușește adesea. Cadrul vă oferă o modalitate consecventă de a analiza și adapta abordarea dvs. pentru fiecare regiune.

 

9. Î: Ce rol ar trebui să joace tehnologia în gestionarea acestor tipuri diferite?

A: Stack -ul dvs. tehnologic ar trebui să susțină fluxul de lucru unic al fiecărei categorii. Nu forțați un singur instrument pentru a face totul. S -ar putea să folosiți:

• O platformă sofisticată S2P pentru Direct și CAPEX.

• Un sistem simplificat, ușor de utilizat, pentru indirect.

• Un instrument specializat de gestionare a contractului și a semării pentru servicii.

 

10. Î: Cum măsurăm succesul general al implementării acestei abordări clasificate?

A: Dincolo de KPI-uri specifice categoriei, urmăriți meta-metrica:

• Timpul ciclului: Luăm decizii mai rapid în fiecare categorie?

• Satisfacția părților interesate: clienții interni sunt mai fericiți cu sprijinul pe care îl primesc?

• Evitarea costurilor: prevenim achiziții proaste, nu doar obținem prețuri mai mici?

• Reducerea riscului: Am avut mai puține întreruperi de aprovizionare sau probleme de conformitate?