Ce sunt achiziționarea KPI -urilor? | Ghidul final cu exemple și valori

​Dacă echipa dvs. de achiziții este încă măsurată doar pe economii de costuri, nu sunteți doar zburați orb - lăsați o valoare imensă pe masă. Pentru liderii de achiziții moderne, funcția a evoluat radical de la un centru de costuri tactice la un motor de valoare strategică. Dar nu poți gestiona ceea ce nu măsori.

Deci, ce cumpără KPI? Achiziționarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) sunt un set de valori cuantificabile utilizate pentru evaluarea și monitorizarea eficienței, eficacității și alinierii strategice a activităților de achiziții ale unei organizații. Transpară operațiunile complexe de achiziții în perspective clare, bazate pe date, permițând liderilor de a optimiza cheltuielile, atenuarea riscului furnizorilor, asigurarea calității și contribuie în mod demonstrat la obiectivele de afaceri ale activității.

Acest ghid definitiv se deplasează dincolo de definițiile de bază. Vom explora un cadru cuprinzător al KPI-urilor de achiziții, vom ilustra modul de implementare a acestora cu exemple din lumea reală și vom dezvălui cum să le utilizăm pentru a-ți poziționa funcția de achiziție ca un activ strategic de bază.

 

 

​De ce KPI -urile de achiziții sunt steaua ta strategică de nord

​

Înțelegerea „ceea ce” este inutil fără „de ce”. Implementarea unui cadru KPI robust nu se referă la micromanagement; Este vorba despre împuternicire și aliniere strategică.

​De la Reactiv la Management Proactiv: KPI oferă semnale de avertizare timpurie. O scufundare bruscă a ratei de livrare la timp a furnizorului sau a unui vârf al respingerilor de calitate vă permite să abordați problemele înainte de a escalada în costuri Întreruperi ale lanțului de aprovizionare.

​Luarea deciziilor bazate pe date: sentimentul intestinal nu are loc în achizițiile moderne. KPI înlocuiesc intuiția cu datele dure, consolidându -vă poziția în furnizor Negocieri, justificând investițiile în tehnologii noi și ghidarea deciziilor strategice de aprovizionare.

​Responsabilitatea și performanța îmbunătățită: valorile clare stabilesc așteptări lipsite de ambiguitate atât pentru echipa dvs. internă, cât și pentru furnizorii dvs. externi. Aceasta favorizează o cultură a îmbunătățirii continue și a excelenței performanței.

​Demonstrarea valorii achizițiilor: datele KPI tangibile este cel mai puternic instrument pentru comunicarea contribuției achizițiilor la suita C. Trecerea dincolo de „banii economisiți” pentru a vă arăta impactul asupra reducerii riscurilor, inovației și eficienței operaționale, vă asigură locul la masa strategică.

 

Succes de arhitectură: Cum se stabilește Achiziții KPI

​

Cimitirul strategiilor de achiziții eșuate este plin de echipe care au măsurat totul, dar nu au obținut nimic. Scopul nu este de a urmări fiecare metrică posibilă, ci de a urmări cele corecte.

 

​1.. Aliniați -vă cu obiectivele de afaceri:​​

KPI -urile dvs. trebuie să fie o oglindă a strategiei companiei dvs. Dacă obiectivul corporativ este extinderea pieței, KPI -urile dvs. ar trebui să se concentreze pe capacitatea furnizorilor, timpii de plumb și inovația. Dacă obiectivul este rezistența operațională, acordă prioritate gestionării riscurilor furnizorilor și diversificării. Acest lucru asigură că achizițiile nu este o funcție izolată, ci un motor integral al succesului afacerii.

 

​2. Aplicați cadrul inteligent:​​

Fiecare KPI pe care îl adopți trebuie să fie

​Specific: vizați o zonă precisă (de exemplu, „reduceți timpul de plumb al furnizorului,„ nu „îmbunătățiți furnizorii”).

​Măsurabil: Cuantificați rezultatul cu o formulă.

​Realizabil: setați ținte ambițioase, dar realiste.

​Relevant: direct legat de un obiectiv strategic.

​În timp: stabiliți un termen limită clară pentru realizare.

 

​3. Evitați supraîncărcarea KPI:​​

Începeți cu un set concentrat de 5-8 KPI-uri cu adevărat strategice. Un tablou de bord înghesuit cu zeci de valori diluează concentrarea și ascunde ceea ce contează cu adevărat. Puteți extinde mai târziu pe măsură ce scadența datelor dvs. crește.

 

Biblioteca KPI de achiziții: o clasificare strategică​

Pentru a gestiona eficient performanța, trebuie să măsurați pe mai multe dimensiuni. Iată o defalcare clasificată a KPI -urilor esențiale de achiziții, completate cu formule și context strategic.

 

​Categoria 1: KPI -uri de costuri și economii​

Focus: Impact financiar direct și captare a valorii.

 

KPI	Formula și exemplu	Perspectivă strategică
​Economii de costuri​	(Old Price - New Price) x Quantity	Urmărește „economii dure” tangibile din negocieri, consolidare și aprovizionare strategică. ​ Exemplu:​ ​ "Obțineți o reducere a costurilor de 7% a materialelor directe cheltuite în H2."
​Evitarea costurilor​	Value of Avoided Price Increase	Măsoară „economii moi” prin prevenirea inflației de costuri viitoare. ​ Exemplu:​ ​ "Prin negocierea unui contract cu preț fix de 3 ani, am evitat o creștere proiectată de 12% a prețurilor de piață."
​ROI de achiziții​	(Annual Cost Savings + Cost Avoidance - Annual Operating Cost) / Annual Operating Cost	Măsura finală a eficienței funcției de achiziții. Un raport de 5: 1 sau mai mare indică o echipă performantă.

 

​Categoria 2: KPI -uri de performanță a furnizorului​

Focus: Calitatea, fiabilitatea și valoarea parteneriatului.

 

KPI	Formula și exemplu	Perspectivă strategică
​Rata defectelor furnizorului​	(Number of Defective Units / Total Units Received) x 100%	O măsură directă a calității primite. O rată în creștere semnalează probleme de producție la furnizor și riscă calitatea produsului.
​Rata de livrare la timp (OTD)​	(Number of On-Time Deliveries / Total Deliveries) x 100%	Critic pentru fabricația slabă și gestionarea inventarului. Întârzie oprirea producției și crește costurile stocurilor de siguranță.
​Disponibilitatea furnizorului​	(Number of Times Item was Available / Total Order Requests) x 100%	Evaluează capacitatea unui furnizor de a răspunde la cerințele de urgență sau de supratensiune, o valoare cheie de rezistență.

 

​Categoria 3: KPI -uri de eficiență operațională​

Focus: Excelență și agilitate a procesului intern.

 

KPI	Formula și exemplu	Perspectivă strategică
​Ciclul comandă de cumpărare Timp de ciclu​	Average Time from Requisition to PO Approval	Măsoară eficiența fluxurilor de lucru interne. Ciclul lung întârzie proiectele și pot forța cheltuielile cu Maverick.
​Raport de cumpărare de urgență​	(Value of Emergency Purchases / Total Procurement Spend) x 100%	Un indicator al planificării și previziunilor slabe. Un procent ridicat indică cheltuielile necontrolate de maverick și costuri mai mari.
​Cheltuieli sub conducere (sumă)​​	(Managed Spend / Total Addressable Spend) x 100%	Poate cel mai critic KPI holistic. Măsoară amploarea controlului dvs. asupra cheltuielilor totale. Suma scăzută înseamnă cheltuieli mari de maverick și oportunități de economii ratate.

 

​Categoria 4: KPI -uri de conformitate și risc​

Focus: atenuarea expunerii și asigurarea aderenței.

 

KPI	Formula și exemplu	Perspectivă strategică
​Rata de conformitate a contractului​	(Spend in Compliance with Contract Terms / Total Spend with Contracted Suppliers) x 100%	Dacă tu Negociază termeni mari Dar nimeni nu le folosește, nu economisiți nimic. Aceasta măsoară eficacitatea încheierii și gestionării contractului.
​Numărul de furnizori cu o singură sursă​	Count of Suppliers who are the sole source for a category	Identifică riscurile de dependență critică. Un număr mare necesită o strategie de atenuare (de exemplu, aprovizionare dublă, stoc de siguranță).

 

​Categoria 5: KPI-uri cu aspect înainte și ESG​

Focus: Crearea valorii durabile și etice.

 

KPI	Exemplu	Perspectivă strategică
​Cheltuielile cu diversitatea furnizorilor​	(Spend with Diverse-Owned Businesses / Total Spend) x 100%	Conduce inovația, reflectă valorile sociale și poate oferi adesea o bază de aprovizionare mai rezistentă și mai competitivă.
​Rata de conformitate ESG​	% of Strategic Suppliers that have completed a sustainability self-assessment	Atenuează riscul de reputație și viitorul tău lanț de aprovizionare împotriva întăririi reglementărilor de mediu.

 

​De la date la acțiune: un cadru în 4 etape pentru implementare

​

​Pasul 1: Consolidarea datelor​

Nu puteți măsura ceea ce nu puteți vedea. Integrați datele din sistemele dvs. ERP, P2P, portalurile furnizorilor și chiar facturile într -o singură sursă de adevăr. Urmărirea manuală Excel este predispusă la eroare și nu este scalabilă. Investiți într -o platformă dedicată de analiză de achiziții sau de gestionare a cheltuielilor (de exemplu, Sievo, Precoro) pentru agregarea automată a datelor.

 

​Pasul 2: Vizualizare și Dashboarding​

Transformați datele brute în perspective. Utilizați tablouri de bord (în Power Bi, Tableau sau software-ul dvs. de achiziții) pentru a crea o viziune în timp real, la o privire a KPI-urilor dvs. de bază. Acest lucru permite depistarea imediată a tendințelor și detectarea anomaliei.

 

​Pasul 3: Stabiliți un ritm de revizuire​

Datele fără discuții nu sunt inutile. Institutul Recenzii operaționale lunare obligatorii cu echipa dvs. și recenzii strategice trimestriale cu părțile interesate cheie. Nu raportați doar numerele; Întrebați „De ce?” în spatele fiecărei schimbări semnificative.

 

​Pasul 4: Închideți bucla de feedback​

Folosiți ideile KPI pentru a conduce acțiuni. Sărbătoriți furnizorii care excelează și colaborează cu cei care au performanțe slabe pentru a crea planuri de acțiune corectivă. Pe plan intern, utilizați datele pentru a rafina procesele, pentru a actualiza politicile și pentru a antrena personalul.

 

​Capcanele de evitat: ceasurile profesionistului

​

​Vanity Metrics: Evitați valorile care arată bine pe hârtie, dar nu conduceți deciziile (de exemplu, numărul de POS procesat). Fiecare KPI trebuie să aibă un proprietar clar și o acțiune definită atașată la acesta.

​Lipsa contextului: Un număr izolat nu are sens. O rată OTD de 95% este bună, dar dacă referința industriei este de 98%, este o problemă. Întotdeauna referind împotriva performanțelor anterioare, a standardelor din industrie și a obiectivelor declarate.

​Folosirea KPI -urilor ca armă: obiectivul este îmbunătățirea, nu pedeapsa. Îndepărtați un mediu fără vină în care datele sunt utilizate pentru a diagnostica cauzele principale și pentru a găsi în colaborare soluții cu echipa și furnizorii.

 

​Concluzie: Transformă -ți funcția de achiziție​

Achiziționarea KPI -urilor este limba achizițiilor strategice moderne. Ele sunt puntea dintre execuția tactică și conducerea bazată pe valoare. Trecând dincolo de valorile de costuri simpliste și adoptând un echilibrat, Scorul strategic , Împuterniciți echipa dvs. să nu economisească doar bani, ci să conducă inovația, să construiască lanțuri de aprovizionare rezistente și să dovedească fără echivoc rolul indispensabil al achizițiilor în atingerea obiectivelor corporative.

Nu mai zbura orb. Începeți să măsurați ceea ce contează.

 

Întrebări frecvente (întrebări frecvente)​

​

​Q1: Cât de des ar trebui să trecem în revistă și să ne schimbăm KPI -urile de achiziții?​​

​R: Efectuați o revizuire formală a cadrului dvs. KPI cel puțin anual. Cu toate acestea, fiți pregătiți să vă adaptați mai devreme dacă compania dvs. este supusă unei schimbări strategice semnificative, cum ar fi intrarea pe noi piețe, o fuziune sau o achiziție majoră sau o modificare a liniilor de produse de bază. KPI -urile dvs. trebuie să reflecte întotdeauna obiectivele actuale de afaceri.

 

​Q2: Care este cel mai mare obstacol atunci când implementați mai întâi un sistem KPI și cum îl putem depăși?​​

​R: Cel mai frecvent obstacol este fragmentarea datelor. Datele cheltuielilor și furnizorilor sunt adesea tăcute în diferite departamente (IT, marketing, operațiuni) în diferite formate. Pentru a depăși acest lucru, începeți cu o singură categorie cu impact mare, unde datele sunt relativ accesibile. Utilizați acest lucru ca un proiect pilot pentru a demonstra valoare și pentru a construi cazul pentru un instrument centralizat de analiză a achizițiilor.

 

​Q3: Cum obținem achiziții de la alte departamente care sunt rezistente la a fi măsurate pe KPI-uri noi?​​

​R: KPI -uri de cadru ca instrument pentru abilitare, nu control. Afișați departamentele cum pot ajuta datele ei : Marketingul poate dovedi rentabilitatea cheltuielilor lor software, operațiunile pot garanta furnizarea pentru proiectele lor. Implică-i în procesul de stabilire a obiectivelor pentru a se asigura că KPI-urile sunt relevante pentru succesul lor, ceea ce îi face colaboratori, mai degrabă decât subiecți de măsurare.

 

​Q4: Există KPI-uri specifice industriei pe care companiile producătoare ar trebui să le acorde prioritate asupra celorlalți?​​

​R: Absolut. În timp ce valorile costurilor sunt universale, producătorii ar trebui să pună accentul extrem pe variația timpului de plumb al furnizorului și îndeplinirea perfectă a comenzilor. Stabilitatea timpului de plumb este esențială pentru practicile de inventar slabe precum JIT (just-in-time) și măsurarea procentului de comenzi care ajung la timp, în întregime, nedeteriorată și, cu o documentație corectă, afectează direct eficiența liniei de producție.

 

​Q5: Pentru o întreprindere mică cu resurse limitate, cu ce 3 KPI ar trebui să înceapă?​​

​R: Concentrați -vă pe elementele fundamentale: (1) cheltuieli sub conducere ( % din totalul cheltuielilor pe care le controlați activ), (2) precizia medie a termenului de plată (plătiți în funcție de termenii conveniți pentru a evita taxele sau reducerile ratate?) Și (3) riscul de concentrare a furnizorilor de top (ce % din cheltuielile dvs. sunt cu primii 3 furnizori?). Acestea trei oferă o perspectivă maximă pentru eforturi minime de urmărire.

 

​Q6: Cum putem măsura eficient beneficiile „moi” ale achizițiilor, cum ar fi inovația sau atenuarea riscurilor?​​

​R: Utilizați KPI calitative pentru a cuantifica aceste zone. Pentru inovație, urmăriți valori precum „Numărul de idei noi sau îmbunătățiri ale procesului provenite de la furnizori anual”. Pentru risc, măsurați „procentul furnizorilor critici cu evaluări de risc finalizate și actualizate”. Acest lucru transformă conceptele abstracte în valori de urmărire, gestionabile.

 

​Q7: Scorurile noastre de performanță a furnizorului sunt ignorate. Cum le putem face mai acționabile?​​

​R: Treceți de la un card de raport la un instrument de colaborare. În loc să trimiteți doar un scor, programați o revizuire trimestrială a afacerilor (QBR) cu furnizori strategici. Utilizați datele KPI ca agendă pentru a discuta cauzele principale ale problemelor și co-crearea planurilor de îmbunătățire. Acest lucru transformă dinamica de la punitiv la parteneriat la parteneriat, conducând schimbări reale.

 

​Q8: Care este o greșeală comună a KPI pe care o fac chiar și echipele de achiziții mature?​​

​R: O greșeală comună este să se concentreze doar pe indicatorii de întârziere (de exemplu, economiile de costuri obținute). Indicatorii de frunte sunt predictivi. De exemplu, urmărirea „numărului de evenimente de aprovizionare desfășurate înainte de expirarea unui contract” este un indicator principal care previne proactiv cheltuielile cu Maverick și asigură economiile viitoare. Echilibrați tabloul de bord cu ambele tipuri.

 

​Q9: Cum ar trebui să gestionăm o situație în care un KPI sugerează că un furnizor nu reușește, dar experiența noastră calitativă este pozitivă?​​

​R: Datele sunt un semnal, nu un verdict. Folosiți -o pentru a începe o conversație. Prezentați datele KPI furnizorului dvs. și cereți perspectiva lor. Este posibil să existe un motiv valid (un eveniment unic, o eroare de date la sfârșitul dvs.) de care nu ați fost conștienți. Această abordare este respectuoasă și dezvăluie adesea perspective operaționale mai profunde pe care datele pure le pot lipsi.

 

​Q10: Există un KPI care să măsoare eficiența echipei de achiziții în sine?​​

​R: Da, luați în considerare urmărirea timpului ciclului de aprovizionare - numărul mediu de zile de la identificarea nevoii de a semna un contract. Un timp de ciclu de scurtare indică procese interne îmbunătățite, o mai bună gestionare a părților interesate și negocieri mai eficiente, arătând că echipa funcționează mai inteligent, nu doar mai greu.