Servicii de achiziții B2B pentru afaceri mici: un ghid pentru externalizare și ESG

Dacă sunteți fondator sau lider la o afacere mică sau medie, purtați nenumărate pălării. Sunteți vizionarul, șeful vânzărilor și, de multe ori, în mod implicit ofițerul principal de achiziții. Acest lucru înseamnă că probabil petreceți ore prețioase comparând citatele furnizorilor, gestionați comenzile de cumpărare și navigați în detaliile contractului - toate în timp ce vă întrebați dacă obțineți cu adevărat cea mai bună valoare sau expuneți fără să știe compania dvs. la risc.

Aceasta este dilema universală de achiziții pentru afaceri mici: timpul și resursele dvs. sunt finite, dar complexitatea cumpărării de bunuri și servicii nu este. Acest ghid trece prin acea complexitate. Nu explicăm doar care este achizițiile B2B; Oferim un cadru clar, acționabil, care să vă ajute să decideți dacă să construiți această funcție în interior, să o externalizați experților sau să efectuați tehnologia - și cum să încorporați practicile durabile de la început.

 

De ce sfaturile standard de achiziții nu reușesc întreprinderile mici

Majoritatea ghidurilor privind achizițiile B2B sunt scrise pentru marile corporații cu echipe dedicate și bugete de milioane de dolari. Pentru un SMB, realitatea este fundamental diferită. Provocările tale sunt unice:

• Diferența de expertiză: nu vă puteți permite un ofițer principal de achiziții, dar aveți nevoie disperată de abilități de aprovizionare strategică pentru a evita plata excesivă sau selectarea partenerilor nesiguri.

• Dilema volumului: Este posibil ca volumele de comandă să nu vă acorde reducerile în vrac pe care le comandă întreprinderile mari, punându -vă într -un dezavantaj permanent al costurilor.

• Spotul orb de conformitate: Furnizorii dvs. au sunet etic? Sunt conforme cu reglementările în evoluție a mediului (E), social (S) și guvernanță (G)? Pentru o echipă mică, efectuarea acestei diligențe cuvenite este aproape imposibilă, însă riscurile reputaționale și financiare sunt foarte reale.

• Timpul de timp: orele pe care le petreci manual aprovizionarea, verificarea și negocierea cu furnizorii sunt ore întregi din creșterea afacerii tale de bază. Costul de oportunitate este imens.

Înțelegerea acestor presiuni unice este primul pas către construirea unei funcții de achiziții care nu funcționează doar - excelează.

 

Dincolo de cumpărare: ce fac de fapt serviciile moderne de achiziții B2B

 

Când vorbim despre " Servicii de achiziții B2B , "Nu vorbim despre un serviciu simplu de plasare a comenzilor. Gândiți-vă la un agent de achiziții profesionale ca la o extensie a echipei dvs., un partener strategic care gestionează întregul ciclu de viață al lanțului de aprovizionare. Serviciile lor de bază includ:

Aprovizionare strategică și identificarea furnizorilor: Nu folosesc doar Google. Acestea folosesc rețele globale și informații de piață pentru a găsi furnizori pe care nu i-ați găsi pe cont propriu, adesea în regiuni competitive de costuri sau specializate.

Negociere și gestionare a contractului : Aici își câștigă păstrarea. Înțeleg modelele de costuri totale (nu doar prețul unitar) și negociază condițiile care vă protejează, inclusiv SLA -uri de calitate, condiții de plată și clauze de răspundere.

Diversitatea furnizorilor și verificarea conformității ESG : Un serviciu profesional va evalua sistematic potențialii furnizori pe baza criteriilor ESG. Acesta nu este doar un „frumos de have”; Este o strategie critică de atenuare a riscurilor și de creare a valorilor. Aceștia se asigură că lanțul dvs. de aprovizionare este rezistent, etic și aliniat la așteptările moderne ale consumatorilor și investitorilor.

Process Automation & Chander Analytics: Ele implementează și gestionează platformele de achiziții care vă oferă vizibilitate în locul în care merge fiecare dolar, identificând oportunitățile de economii și eficientizarea aprobărilor.

 

SMB Crossroads: construiți, partener sau automatizat?

 

Aceasta este cea mai critică decizie pe care o veți lua. Nu există niciun răspuns unic, dar profilul companiei dvs. indică puternic calea optimă. Iată o defalcare a celor trei opțiuni primare:

 

 

Opțiunea 1: Echipa internă DIY

• Cel mai bun pentru: Companii cu nevoi de cumpărare previzibile, cu complexitate scăzută și cineva din personalul cu lățimea de bandă și abilitatea de a-l gestiona.

• Realitatea: Aceasta devine adesea o sarcină „neînvățată” care se încadrează într -o operațiuni deja ocupate sau un manager de finanțe. Fără expertiză dedicată, pierdeți economiile strategice și erorile costisitoare pentru a face riscuri în selecția furnizorilor.

 

Opțiunea 2: Externalizarea către un serviciu de achiziții B2B sau agent

• Cel mai bun pentru: Marea majoritate a întreprinderilor mici. Aceasta este arma ta secretă. Dacă aveți cheltuieli în creștere sau complexe, nu aveți expertiză internă și trebuie să vă concentrați asupra produsului sau serviciului dvs. principal, externalizarea este cea mai eficientă și eficientă cale.

• Realitatea: Obțineți acces imediat la cunoștințele experților și la puterea de negociere. Transformați un centru de costuri fixe, greu de gestionat (salarii) într-o cheltuială variabilă, bazată pe performanță. Cei mai buni agenți operează pe un model de partajare de câștig, ceea ce înseamnă că succesul lor este legat de economiile tale.

 

Opțiunea 3: Adoptarea unui Platforma/software -ul de achiziții B2B

• Cel mai bun pentru: Companiile care au stabilit deja procese de achiziții de bază și trebuie să le scaleze eficient. Software -ul automatizează comandarea și aprobările, dar nu oferă puterea creierului de aprovizionare strategică.

• Realitatea: O platformă este un instrument, nu o strategie. Excelsează la aplicarea politicilor de cheltuieli și la crearea de vizibilitate, dar nu te va găsi pe cont propriu noi, mai buni sau mai ieftini.

 

Cadrul dvs. de decizie:

Pune -ți aceste întrebări:

1. Cheltuirea noastră anuală pentru bunuri și servicii sunt semnificative (> 500 de dolari) și complexe? (Da => aplecați spre un serviciu)

2. Avem un angajat cu timpul și abilitatea dedicată pentru a gestiona acest lucru strategic? (Nr => aplecați către un serviciu sau platformă)

3. Gestionarea ESG/Durabilitatea în lanțul nostru de aprovizionare este o prioritate sau o cerință de conformitate? (Da => Un serviciu este aproape sigur necesar)

4. Este nevoia noastră principală de a controla cheltuielile interne și de a automatiza aprobările? (Da => O platformă poate fi un început bun).

Dacă ați răspuns „Da” la întrebările 1 sau 3, un serviciu de achiziții este cea mai puternică opțiune a dvs.

 

Construirea unei strategii de achiziții durabile: un cadru acționabil în 5 etape

 

Implementarea a Strategie de achiziții durabile nu este vorba despre idealism; Este vorba despre rezistență de afaceri pe termen lung. Iată cum să o faci, fie că lucrezi intern sau cu un agent.

 

 

Pasul 1: Auditul intern și setarea obiectivelor

Efectuați o analiză a cheltuielilor. Unde merg banii tăi? Apoi, stabiliți obiective inteligente. Exemplu: „În termen de 18 luni, 30% dintre furnizorii noștri activi vor fi certificate față de noul nostru scor ESG și vom reduce plasticul cu o singură utilizare în ambalajul nostru cu 50%."

 

Pasul 2: Dezvoltați un Cod de conduită al furnizorului

Documentați-vă non-negotiabilele. Acest lucru ar trebui să acopere practicile de mediu (gestionarea deșeurilor, emisiile de carbon), responsabilitatea socială (standardele de muncă, diversitatea și incluziunea) și guvernanța (anti-mitri, etică).

 

Pasul 3: Integrați ESG în Evaluarea furnizorilor

Acesta este nucleul implementării. Treceți dincolo de costuri și calitate. Creați un scor de furnizor care include:

• Mediu: Au un sistem de management al mediului? Pot raporta despre amprenta lor de carbon?

• Social: Pot demonstra salarii corecte și condiții de muncă sigure în instalațiile lor?

• Guvernanță: Sunt transparente cu privire la proprietatea lor și practicile de afaceri?

 

Pasul 4: Executați -vă cu partenerul
Dacă utilizați un agent de achiziții, acesta este locul în care preiau conducerea. Aceștia vor folosi scorul dvs. pentru a ecraniza noi furnizori și pentru a efectua audituri pe cele existente. Dacă sunteți intern, trebuie să aplicați în mod sistematic aceste criterii la toate evenimentele noi de aprovizionare.

Pasul 5: Monitorizați, raportați și optimizați
Urmăriți -vă progresul cu KPI -uri clare. Valorile cheie includ:

• % din cheltuieli cu furnizori conforme cu ESG

• Reducerea amprentei de carbon în lanțul de aprovizionare

• Cheltuieli de diversitate a furnizorilor (de exemplu, % cu întreprinderi deținute de minorități/deținute de femei)

• Numărul de neconformități de audit al furnizorilor

Raportarea regulată vă păstrează responsabili și vă permite să spuneți clienților și investitorilor o poveste puternică.

 

Alegerea partenerului de achiziții B2B: Lista de verificare a verificării esențiale

 

 

Nu toate serviciile de achiziții sunt create egale. Ai nevoie de un partener, nu doar de un vânzător. Utilizați această listă de verificare în timpul procesului de selecție:

1. Experiență SMB dovedită: „Puteți oferi 2-3 studii de caz de la întreprinderile de dimensiuni și în industria noastră?” Căutați rezultate tangibile - procente specifice de economii sau îmbunătățiri ale proceselor.

2. Capabilități de aprovizionare durabilă: "Parcurgeți -mă procesul dvs. pentru verificarea acredităților ESG ale unui furnizor. Puteți împărtăși un eșantion din chestionarul dvs. de evaluare a furnizorilor?" Răspunsul lor ar trebui să fie detaliat și bazat pe metodologie.

3. Tehnologie și transparență: "Ce fel de platformă de raportare și cheltuieli de analiză furnizați? Pot vedea un eșantion de bord?" Aveți nevoie de vizibilitate în timp real, nu doar de un raport PDF lunar.

4. Alinierea structurii de taxe: "Modelul dvs. de preț este transparent? Lucrați pe o bază de câștig de câștig legat de economiile pe care le livrați?" Acest lucru își aliniază stimulentele direct cu succesul tău.

5. Cultural Fit & Communication: "Cine va fi contactul nostru de zi cu zi? Care sunt orele dvs. de răspuns standard?" Intrați într -un parteneriat strâns; Trebuie să vă simțiți încrezători în fiabilitatea și stilul lor de comunicare.

 

Planul dvs. de acțiune: următorii pași pentru a achita excelența

 

Cunoașterea este acum a ta. Este timpul să luăm măsuri. Iată foaia de parcurs simplă, în trei etape:

1. Efectuați o autoevaluare rapidă: utilizați cadrul de decizie de mai sus pentru a vă consolida direcția. Pentru majoritatea IMM -urilor, acest lucru va indica explorarea serviciilor de achiziții specializate.

2. Dezvoltați o listă scurtă: pe baza listei de verificare a verificării, identificați 2-3 parteneri de servicii de achiziții potențiale. Căutați pe cei care vorbesc credibil despre ambele economii de costuri şi aprovizionare durabilă, etică.

3. Începeți o conversație: ajungeți la consultări inițiale. Un partener bun va pune întrebări interesante despre obiectivele și provocările dvs. de afaceri, nu doar să împingă imediat un pachet de servicii generice.

 

Întrebările dvs. de servicii de achiziții B2B, a răspuns

 

Ai întrebări. O obținem. Hotărând să lucreze cu un Partener de achiziții este un pas mare și este normal să ai câteva îngrijorări. Suntem aici pentru a clarifica lucrurile.

Iată răspunsurile la unele dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim.

 

1. Î: Cât timp durează de obicei la bord cu un serviciu de achiziții și începe să vezi rezultate?

A: Ca să fii sincer, nu ar trebui să te aștepți la magie peste noapte, dar nici nu ar trebui să aștepți luni întregi. Un proces tipic la bord-unde învățăm afacerea dvs., analizăm cheltuielile dvs. și ne integrăm cu sistemele dvs.-durează aproximativ 2-4 săptămâni. De multe ori veți vedea economii „cu câștig rapid” în primele 30-60 de zile pe articole ușor negociabile, în timp ce proiectele de aprovizionare strategice mai complexe pot dura 3-6 luni pentru a optimiza pe deplin.

 

2. Î: Ce se întâmplă dacă avem deja câțiva furnizori pe care îi iubim? Suntem obligați să le înlocuim?

A: Iată lucrul: obiectivul nostru este să -ți optimizăm lanțul de aprovizionare, nu să dărâme ceea ce funcționează deja. Vom începe întotdeauna prin efectuarea unei revizuiri minuțioase a existente Relații furnizor . Dacă un partener actual are performanțe bune pe cost, calitate, şi Fiabilitate, vom susține să le păstrăm. Rolul nostru este să le validăm performanța, să nu le înlocuim automat.

 

3. Î: Suntem într -o industrie de nișă. Cum puteți fi sigur că înțelegeți nevoile noastre specifice?

A: Aceasta este o întrebare fantastică. Deși este posibil să nu fim experți în produsul dvs. specific în prima zi, suntem experți absolute în proces de achiziții și gestionare a lanțului de aprovizionare. Cu alte cuvinte, știm cum să găsim, să facem veterinar și să negociem cu furnizorii, indiferent de industrie. Devenim studenți ai afacerii tale, cufundându -ne rapid în peisajul industriei tale pentru a găsi cei mai buni parteneri pentru tine.

 

4. Î: Cum gestionați informațiile confidențiale, cum ar fi proiectele noastre de produse sau datele financiare?

A: Confidențialitatea dvs. nu este negociabilă. Orice partener de achiziții de renume va avea un acord robust de non-dezvăluire (NDA) în vigoare înainte de a împărtăși un singur document. În plus, vă recomandăm să vă întrebați despre protocoalele lor de securitate a datelor. Noi, de exemplu, folosim platforme sigure, criptate pentru toate partajarea fișierelor și comunicarea pentru a vă asigura că proprietatea dvs. intelectuală rămâne singură.

 

5. Î: Acest serviciu este doar pentru întreprinderile bazate pe produse sau pot beneficia și companiile bazate pe servicii?

A: O concepție greșită comună! În timp ce facem multă muncă cu companii care furnizează bunuri fizice, întreprinderile bazate pe servicii au o nevoie de „achiziții de servicii”. Aceasta include totul, de la aprovizionarea IT și agenții de marketing până la servicii de gestionare și consultanță a facilităților. Principiile negocierii strategice, al managementului vânzătorilor și al revizuirii contractului se aplică perfect acolo.

 

6. Î: Ce se întâmplă dacă există o problemă cu un furnizor pe care l -ați recomandat? Cine se descurcă?

A: Noi. Una dintre cele mai mari valori ale unui agent este că acționăm ca legătura ta dedicată. Dacă există o întârziere de calitate sau o problemă de transport, veniți la noi. Ne valorificăm relația cu furnizorul pentru a rezolva rapid problema în numele dvs., economisindu -vă stresul și timpul de a face față conflictului direct.

 

7. Î: Lucrezi cu întreprinderi care au cheltuieli anuale foarte mici?

A: Pentru a fi sincer, există adesea un nivel minim de cheltuieli pentru ca angajamentul nostru să fie viabil din punct de vedere financiar pentru amândoi, deoarece impactul nostru este legat de volumul pe care îl gestionăm. Cu toate acestea, „scăzut” este relativ. Am lucrat cu startup -uri și IMM -uri cu cheltuieli anuale de până la 250.000 USD, unde am identificat deșeuri semnificative. Cel mai bun mod de a afla este o conversație rapidă, fără obligații, despre numerele dvs.

 

8. Î: Cum se măsoară performanța dvs. dincolo de economiile de costuri?

A: Economiile de costuri sunt cea mai vizibilă metrică, dar nu este singura. De asemenea, urmărim și raportăm despre indicatorii cheie de performanță (KPI), cum ar fi Timp de ciclu de achiziții (Cât de repede obțineți ceea ce aveți nevoie), Scorurile de performanță a furnizorului (calitate și livrare la timp) și Câștiguri ale eficienței procesului (Cât din timpul echipei tale am eliberat). Toate acestea contribuie la linia de jos.

 

9. Î: Ne puteți ajuta dacă obiectivul nostru principal este să găsim furnizori locali, nu internaționali?

A: Absolut. Rolul nostru este să executăm ta strategie. Dacă prioritatea dvs. este să construiți un lanț de aprovizionare local, rezistent pentru a reduce emisiile de transport sau pentru a vă sprijini comunitatea, aceasta devine criteriile noastre principale de aprovizionare. Avem instrumentele pentru a găsi și veterinari furnizori locali și interni de înaltă calitate la fel de eficient ca și cei internaționali.

 

10. Î: Care este singurul lucru de care sunt surprinși majoritatea întreprinderilor după ce încep să lucreze cu tine?

A: Mulți lideri sunt surprinși de sentimentul de relief și de controlul redobândit. Se așteaptă să economisească bani, dar nu așteaptă întotdeauna lățimea de bandă mentală pură pe care o primesc înapoi. Dintr-o dată, nu se îngrijorează de drama furnizorilor sau de a scăpa pentru achizițiile de ultimă oră. Au un tablou de bord clar și o echipă expertă care gestionează totul, ceea ce le permite să doarmă mai bine noaptea și să se concentreze pe creștere.