De ce contează procesul de achiziții: un ghid susținut de date

Dacă citiți acest lucru, știți deja proces de achiziții chestiuni. Dar între a ști că este important și a -și dovedi valoarea pentru CFO - sau fixarea unui sistem rupt - conține un decalaj masiv care costă organizațiilor milioane.

Ne -am mutat dincolo de teorie. Acest ghid oferă dovezi, cadre și perspective acționabile de care aveți nevoie pentru a transforma achizițiile de la un centru de costuri într -o armă strategică.

 

1. Dincolo de platitudine: ce înseamnă cu adevărat „important”

 

Să fim clar: când spunem „procesul în achiziții este foarte important”, nu vorbim despre următorii pași birocratici. Vorbim despre crearea unui sistem repetabil care generează rezultate previzibile.

Ce separă achizițiile de clasă mondială de restul?

Organizațiile performante nu prelucrează mai repede comenzile de cumpărare. Își folosesc procesul de achiziție:

• Blocați economii medii de costuri medii de 8,5% (Hackett Group)

• Obțineți 95%+ rate de conformitate

• Reduceți expunerea la risc de aprovizionare cu până la 40%

• Reduceți ciclul de aprovizionare cu 30-50%

Diferența nu este intenția - implementarea este. Și această implementare începe cu înțelegerea exact a ceea ce construiți și de ce.

 

2. Dovezile: patru piloni ai valorii achizițiilor

 

Pilonul 1: Impact financiar dincolo de economiile de costuri

Toată lumea vorbește despre economii, dar procesele mature oferă o valoare sofisticată de CFO -uri:

 

Optimizarea capitalului de lucru:

• Condiții de plată extinse negociate prin structurare Managementul furnizorilor

• Reduceri anticipate de plată capturate prin procese de factură simplificate

• Reducerea stocurilor prin o mai bună planificare a cererii

 

Costul total al managementului de proprietate (TCO):

Un proces structurat forțează evaluarea dincolo de prețul unitar. Luați în considerare acest exemplu de fabricație:

 

Element de cost	Abordare tradițională	Abordarea strategică a procesului
Preț unitar	$100	$105
Marfă	$15	$12 (consolidat)
Returnări de calitate	Rata de defecte de 8%	2% rata defectelor
Condiții de plată	Net 30	Net 60
Cost eficient	$127.40	$119.60

 

Furnizorul „mai ieftin” costă de fapt cu 6,5% mai mult atunci când ține cont de imaginea completă.

 

Pilonul 2: atenuarea riscurilor care funcționează efectiv

Reactiv Gestionarea riscurilor costă 3-5x mai mult decât prevenirea proactivă. Un proces disciplinat creează protecție prin intermediul:

 

Verificarea furnizorului care contează:

• Monitorizarea sănătății financiare (scoruri D&B, istoric de plată)

• Evaluarea riscului geopolitic

• Verificarea planului de continuitate a afacerii

• Urmărirea certificării conformității

 

Managementul contractului Asta împiedică problemele:

Un client a descoperit că 23% din contractele active aveau clauze de reînnoire automată pe care nu le doreau. „Procesul lor informal” îi costa 2,3 milioane de dolari anual în reînnoiri inutile.

 

Pilonul 3: conformitatea pe care o puteți măsura

"Cheltuielile cu umbra „nu este doar o problemă de control - este o scurgere financiară. Organizațiile cu procese de achiziții slabe văd de obicei:

• 15-25% din cheltuieli care apar în afara canalelor aprobate

• Cu 40% mai mari cheltuieli de maverick în perioadele de creștere rapidă

• 3x mai multe încălcări ale conformității în industriile reglementate

Un proces documentat cu controale adecvate recuperează de obicei 80-90% din cheltuielile necinstite în două sferturi.

 

Pilonul 4: Relații strategice care determină inovația

Achiziția tranzacțională primește ordinea de astăzi. Achizițiile strategice asigură avantajul de mâine.

Conducta de inovare:
Când treceți dincolo de negocierile de preț la dezvoltarea structurată a furnizorilor, deblocați:

• Oportunități comune de dezvoltare a produselor

• Acces exclusiv la noile tehnologii

• Avantaje pentru prima piață

• Inițiative comune de îmbunătățire continuă

Un furnizor de automobile și -a creditat programul de inovare structurat al furnizorilor cu 42% din înregistrările de brevete pe parcursul a cinci ani.

 

3. Costul greșitului: consecințe reale

 

Procesele slabe au impacturi clare și măsurabile:

Exemple de scurgere financiară:

• O firmă tehnologică a pierdut 4,7 milioane USD anual prin reînnoirea licențelor software neadministrate

• Un retailer a plătit cu 22% mai presus de piață pentru serviciile de logistică din cauza contractării fragmentate

• Un producător a suportat 850 de dolari în taxe de expediere doar într -un trimestru

Impacturi operaționale:

• 35% mai mult timp pentru piață pentru produse noi

• Cu 50% mai multe perturbări de aprovizionare

• Scoruri de performanță a furnizorului cu 28% mai mici

ESG Blindspot:
Fără un proces riguros, angajamentele ESG rămân promisiuni goale. O companie de bunuri de consum a descoperit că 60% din furnizorii lor „durabile” nu au putut oferi documentația de conformitate de bază atunci când au fost auditate.

 

4. Cadrul: Cinci componente ale excelenței în domeniul achizițiilor

 

Componenta 1: Planificare strategică și informații

• Analiza cheltuielilor care depășește categorizarea pentru a identifica oportunitățile de pârghie

• Inteligența de piață integrată în strategia de aprovizionare

• Alinierea părților interesate prin guvernanță formală

Sfat de implementare: Începeți cu o foaie de parcurs a managementului categoriei de 12 luni care se aliniază obiectivelor de afaceri, nu doar obiectivelor de achiziții.

 

Componenta 2: Managementul furnizorilor care oferă rezultate

O abordare la niveluri asigură resursele să corespundă importanței strategice:

 

Nivel	Criterii	Abordare de management
Strategic	Top 10% prin cheltuieli/impact	Recenzii trimestriale de afaceri, planificare comună, ateliere de inovare
Pârghie	Cheltuieli mari, o diferențiere scăzută	Managementul performanței, îmbunătățirea continuă a costurilor
Tranzacțional	Cheltuieli scăzute, risc scăzut	Procese simplificate, portaluri cu autoservire

 

Componenta 3: motorul sursă la contract

Inima procesului tău are nevoie de rigoare:

Dezvoltarea RFX Asta obține rezultate:

• Criterii ponderate aliniate obiectivelor de afaceri (nu doar preț)

• Analiza scenariului pentru diferite strategii de premiere

• Evaluări ale capacității furnizorului dincolo de ceea ce este pe hârtie

Planificarea negocierii care câștigă:

Cele mai de succes negocieri se întâmplă înainte ca cineva să stea la masă. Pregătirea ar trebui să includă:

• Cea mai bună alternativă la definiția acordului negociat (BATNA)

• Planificarea concesiunii cu compromisuri clare

• Alinierea părților interesate pe pozițiile de mers pe jos

 

Componenta 4: eficiență procurat-la-plată

Optimizarea acestei zone generează de obicei 200-300% ROI prin:

• Managementul catalogului electronic

• Automatizarea meciurilor cu trei sensuri

• Programe de reducere dinamică

 

Componenta 5: Managementul performanței cu dinții

Ceea ce se măsoară este gestionat. Valorile esențiale includ:

• Economii de costuri ca procent de cheltuieli adresate

• Timpul ciclului de achiziții pe categorie

• Performanța furnizorului față de SLAS

• Ratele de conformitate a procesului

 

5. Foaia de parcurs a implementării dvs.: abordări interne vs. partenere conduse de parteneri

 

Calea A: Construirea excelenței interne

Faza 1: Evaluare (săptămânile 1-4)

• Evaluarea maturității procesului

• Cheltuiți analiza și identificarea oportunității

• Interviuri cu părțile interesate și cartografierea punctului de durere

Faza 2: Dezvoltarea strategiei (săptămânile 5-8)

• Dezvoltarea strategiei de categorie

• Evaluarea stivei tehnologice

• Proiectare organizațională și evaluare a capacității

Faza 3: Implementare (lunile 3-9)

• Redesignarea și documentația procesului

• Implementarea tehnologiei

• Managementul schimbării și instruirea schimbărilor

Faza 4: Optimizare (continuă)

• Monitorizarea performanței

• Inițiative de îmbunătățire continuă

• Dezvoltarea capacității

 

Calea B: Când să luați în considerare sprijinul extern

A Partener de achiziții Are sens când:

• Nu aveți expertiză specifică în categoria

• Resursele interne sunt constrânse

• Ai nevoie de o transformare rapidă

• Intelligența obiectivă a pieței este critică

Selectarea partenerului potrivit:

• Căutați expertiză demonstrată în categoria, nu doar cunoștințe generale de achiziții

• Necesită modele de prețuri transparente aliniate la rezultatele dvs.

• Evaluați tehnologia și capacitățile analitice

• Cereți studii de caz specifice cu rezultate măsurabile

 

6. De la cunoaștere la acțiune: următorii pași

 

Înțelegerea de ce problemele de achiziții este punctul de plecare. A lua măsuri este ceea ce separă liderii pieței de restul.

Acțiuni imediate (săptămâna aceasta):

1. Efectuați o analiză de cheltuieli rapide - ce procent este cu furnizorii preferați?

2. Examinați -vă primele 5 contracte - înțelegeți toți termenii și datele de reînnoire?

3. Sondaj Părți interesate interne - Care sunt cele mai mari puncte de durere ale lor?

Planificare strategică (următoarele 90 de zile):

1. Dezvoltați un caz de afaceri pentru îmbunătățirea proceselor folosind datele din acest ghid

2. Creați o matrice de prioritizare a categoriei bazată pe cheltuieli și importanță strategică

3. Stabiliți valorile de bază pentru performanța actuală a achizițiilor dvs.

Descărcați setul nostru de instrumente pentru evaluarea sănătății achiziției

Obțineți lista de verificare detaliată pe care o folosim cu clienții pentru a evalua scadența achizițiilor și pentru a identifica oportunitățile de câștig rapid.

[Descărcați acum - include calculatorul ROI și șablonul de caz de afaceri]

Programează o sesiune de strategie de achiziții

Specialiștii noștri vă pot ajuta să vă evaluați starea actuală și să construiți o foaie de parcurs pentru transformare într-o consultare de 30 de minute.

 

Întrebări frecvente: Excelența procesului de achiziții

 

1. Î: Cum obținem alte departamente (cum ar fi marketing sau cercetare și dezvoltare) să urmeze procesul de achiziții fără a crea fricțiuni?

R: Aceasta este o provocare de gestionare a schimbărilor, nu una procedurală. Cheia este să vă încorporați ca un facilitator, nu ca un portar. Alocați partenerii de afaceri de achiziții către departamentele cheie pentru a -și înțelege obiectivele din timp. Co-dezvoltarea strategiilor de categorie cu aceștia și folosește limba lor-aderarea la procesul de cadre ca o modalitate de „asigurarea lansării campaniei nu sunt întârziate de problemele contractului” sau „protejarea proprietății intelectuale în timpul colaborărilor furnizorilor."

 

2. Î: Compania noastră este prea mică pentru un program de furnizori cu mai multe niveluri. Care este procesul minim viabil de care avem nevoie?

R: Concentrați -vă pe „puțini critici”. Începeți cu un chestionar obligatoriu al furnizorilor pentru orice nou furnizor de un prag de cheltuieli stabilite. Implementați un depozit de contract simplu și central (chiar și o unitate partajată cu un șablon standard). Cel mai important, stabiliți o revizuire trimestrială a afacerilor cu top 3-5 furnizori prin cheltuieli sau impact. Aceasta acoperă 80% din valoare cu 20% din efort.

 

3. Î: Ce clauze specifice dintr -un contract ne protejează cel mai bine de perturbările lanțului de aprovizionare?

R: Dincolo de forța standard majoră, insistați pe divulgarea detaliată a planului de continuitate a afacerilor și clauzele de drept la drept pentru rezistență operațională. De asemenea, includeți obligațiile de stocare a inventarului și cerințele alternative ale rutei de transport. Aceste clauze proactive sunt mai eficiente decât clauzele de pedeapsă după ce a avut loc deja o perturbare.

 

4. Î: Implementăm un nou software de achiziții. Cum ne asigurăm că echipa noastră o folosește de fapt și obținem un randament al investiției noastre?

R: Tehnologia nu reușește fără adopție. Rulați un proces de pilot paralel (Old Way vs. New Way) timp de o lună și prezentați economiile de timp cantitativ. Identificați și împuterniciți „Procesul Campionilor” în fiecare echipă. Cel mai important, integrează software -ul KPI în obiective individuale de performanță - ceea ce se măsoară și răsplătit se termină.

 

5. Î: Cum putem măsura impactul funcției de achiziții asupra inovației, nu doar la economiile de costuri?

R: Urmăriți indicatorii de frunte, nu doar întârzierea financiară. Creați metrici precum: „Numărul de îmbunătățiri ale produselor integrate de furnizori adoptate”, „Procentul proiectelor cu implicarea timpurie a furnizorilor” sau „reducerea timpului ciclului de cercetare și dezvoltare atribuită colaborării furnizorilor”. Acest lucru schimbă percepția achizițiilor de la reduceri de costuri la creaturi de valori.

 

6. Î: Care este cea mai frecventă greșeală pe care o fac companiile atunci când încearcă să -și îmbunătățească procesul de achiziție pentru prima dată?

R: Încearcă să fierbe oceanul. Ei proiectează un proces „perfect” end-to-end, care este atât de complex încât se prăbușește sub propria greutate. Cele mai de succes transformări încep prin a alege o categorie dureroasă, de înaltă vizibilitate (cum ar fi agențiile de forță de muncă sau de marketing contingente), fixând complet acest proces și folosind câștigul rapid pentru a construi un impuls pentru o derulare mai largă.

 

7. Î: Cererile noastre sunt adesea prea urgente pentru un proces de licitație competitiv complet. Care este o modalitate conformă de a face acest lucru?

R: Creați un protocol „Urgent Needs” pre-aprobat. Aceasta implică menținerea unui grup de furnizori verificat pentru categorii critice, care au convenit deja cu ratele și termenii pre-negociați. Atunci când o situații de urgență lovește, puteți emite o atribuire directă de la acest grup și documentați justificarea în conformitate cu protocolul „Urgent Need”, menținând atât viteza, cât și conformitatea.

 

8. Î: Cum integrăm în mod eficient factorii ESG (de mediu, social, de guvernare) fără ca acesta să fie doar un exercițiu de „casetă”?

R: Treceți dincolo de chestionare. Integrați valorile ESG direct în scorul dvs. de furnizor cu ponderi semnificative (de exemplu, 15-20% din evaluarea totală a performanței). Efectuați audituri spot pe un subset de furnizori critici. Cel mai important, includeți performanța ESG ca criterii de poartă non-negociabile pentru reînnoirea contractului, ceea ce o face un imperativ de afaceri, nu o gândire ulterioară.

 

9. Î: Care este rolul achizițiilor într -o companie care este puternic implicată în fuziuni și achiziții (M&A)?

R: Achiziția este esențială pentru integrarea post-fuziune și pentru diligența cuvenită. În timpul diligenței cuvenite, achizițiile evaluează contractele de furnizor ale țintei, identificând pasivele, riscurile și sinergiile care economisesc costurile. Achiziția post-achiziție, conduce efortul de a raționaliza baza de furnizori combinați, de a crește puterea de cheltuieli crescută și de a integra procesele disparate pe o singură platformă.