Lucrul cu un agent de aprovizionare în China poate simplifica dramatic achizițiile - dar numai dacă relația este înființată cu așteptări clare și executorii. Prea mulți cumpărători tratează agenții ca parteneri informali și plătesc prețul în transporturi tardive, marcaje ascunse, evadări de calitate și, în cele mai grave cazuri, au pierdut proprietatea intelectuală. Acest ghid transformă această incertitudine într -un jurnal de joacă operațional: ce trebuie să solicitați, cum să -l verificați și cum să răspundeți la responsabil.

Mai jos veți găsi o foaie de parcurs practică, fără sens, pe care echipele de achiziții le pot folosi imediat. Acesta acoperă verificările documentare care dovedesc legitimitatea unui furnizor, un SOP de verificare pas cu pas și cele trei porți de inspecție (FAI → IPQC → PSI) cu eșantionare concretă și îndrumare AQL. De asemenea, veți primi SLA de copiere și pastă și limbaj contractual-inclusiv IP, ESG și clauze de penalizare-plus un plan de implementare de 90 de zile și liste de verificare descărcabile pentru a pune în acțiune aceste controale.

Aceasta nu este teorie. Recomandările sunt concepute pentru aplicarea aplicării: KPI -uri măsurabile, reguli de taxe transparente, drepturi de inspecție independente și declanșatoare de urgență care vă protejează continuitatea ofertei. Citiți mai departe pentru a construi o relație de aprovizionare care reduce riscul, reduce reelaborarea, păstrează marja și vă protejează marca.

 

Repere

 

O listă de verificare executabilă de o pagină, care transformă așteptările vagi în SLA-uri și KPI măsurabile.

Planuri de eșantionare concrete QA/QC (primul articol, proces în proces, pre-expediere) și Exemplu de praguri AQL după tipul de produs.

Clauze contractuale de copiere și paste: domeniu de aplicare, IP/NDA, SLA/KPI + Daune lichidate, ESG și audit, reziliere și soluționare a litigiilor.

Vetting SOP cu steaguri roșii și un script scurt cu diligență cuvenită pe care îl puteți utiliza imediat.

Două studii scurte de caz anonimizate cu lecții clare și șabloane cu pas următor.

 

TL; DR-Lista de verificare a unei pagini 

 

Dovada companiei : Licență de afaceri, ID fiscal, licență de export, adresă principală din fabrică, fotografii.

Referințe și capacitate : 2 Referințe ale clientului + jurnal de producție de eșantion care prezintă comenzi recente.

Probele & FAI : Cronologia de aprobare a eșantionului scris și primul articol de înscriere (FAI).

Plan QC : Definiți punctele de inspecție (FF, IPQC, PSI), eșantionare %, AQL pentru critică/major/minor.

SLA & KPIS : livrare la timp ≥95%; Comandați variația în timp de plumb ≤ ± 7 zile; Rata de defecte de lot ≤1% (ajustare pe industrie).

Taxe și transparență : Tabel de taxe detaliat (comision, taxă de achiziție, inspecție, logistică).

IP & NDA : Agentul de restricționare a clauzei NDA + semnat de la introducerea produsului altora.

Esg : Dovada auditului social/chimic recent sau a promisiunii auditului terților în termen de 6 luni.

Responsabilitatea logistică : Definiți Incoterm, proprietar de marfă, documente vamale, proces de revendicări.

Urgență : Plan de fabricație de rezervă, stoc de siguranță minimă, reordonare de urgență SLA.

 

1. De ce contează acest lucru 

 

Un agent de aprovizionare este brațul dvs. operațional local. Așteptările vagi devin eșecuri: livrări ratate, calitate slabă, expunere IP sau marcaje ascunse. Tratează relația ca un furnizor de operațiuni contractate - nu un prieten care „o va rezolva”. Necesită documentație, KPI măsurabile și remedii predefinite. Restul acestui articol transformă aceste cuvinte în proceduri, șabloane și textul contractului pe care îl puteți utiliza în aceeași săptămână.

 

2. Cine citește asta și ce au nevoie

 

Manageri de achiziții — Aveți nevoie de liste de verificare reproductibile și șabloane SLA.

Directori ai lanțului de aprovizionare — Aveți nevoie de controale de risc, planificare de urgență și tablouri de bord KPI.

Manageri de marcă/produse (comerț electronic/e-commerce) — Aveți nevoie de cerințe FAI, ambalaje și FBA.

Ofițeri de conformitate/ESG — Aveți nevoie de declanșatoare de audit, de termenele de remediere și dovada acțiunii corective.

Dacă construiți sau reluați un program de aprovizionare, concentrați-vă mai întâi pe: (1) verificare și documentare, (2) sisteme QA legate de bani (penalități/stimulente) și (3) protecții de contingență și IP.

 

3. Documente minime și dovezi care trebuie necesare 

 

Solicitați originale sau scanări notariale (păstrate în folderul contractual):

Licență de afaceri + Reprezentant legal.

Export/importuri de înregistrare fiscală și declarații vamale.

Adresa fabricii + Fotografii recente ale liniilor de producție și depozitului.

Probele de produs cu înregistrări de eșantion datate.

Dovada asigurării (marfă și răspundere) dacă pretind că asigură transporturile.

Scrisori de referință a clientului semnate sau referințe contabile cu volume și date de comandă.
Păstrați copii în sistemul dvs. de gestionare a documentelor și atașați -vă de PO.

 

4. Vetting SOP-pas cu pas 

 

Verificarea documentului (ziua 0) — Confirmați licența de afaceri, înregistrări de export.

Verificare de referință (ziua 1–2) — Sunați la 2 arbitri; Întrebați despre calitate, actualitate și transparență. Utilizați scriptul de mai jos.

Proba și FAI (ziua 3–14) — solicitați probe; definiți criteriile de acceptare a FAI; modificări de jurnal.

Evaluarea site -ului (ziua 7-30) — Video de la distanță sau audit fizic; Folosiți formularul de audit al fabricii.

Contract și ordin de încercare (ziua 14–45) — Semnați un PO limitat cu SLA clar, divizare de plată și condiție de inspecție.

Monitorizați primele două comenzi — Aplicați rapoartele săptămânale de stare (fotografii, încasări materiale, capacitate) și un PSI final.

 

Scriptul rapid de telefon pentru referințe:

“Bună - avem în vedere [numele agentului]. Puteți confirma: (1) Au fost sursă/inspectate pentru dvs.? (2) Au îndeplinit datele de livrare? (3) Au existat taxe ascunse? (4) Cum s -au ocupat de neconformitate?”
Înregistrați numele, datele și rezultatele.

Steaguri roșii: Răspunsuri evazive, care nu doresc să furnizeze fotografii, o adresă inconsistentă a companiei, refuzul de a fi de acord cu PSI sau inspecția terților.

 

5. Managementul calității - Puncte de inspecție, eșantionare și AQL

Tratați calitatea ca trei porți legate: Primul articol (FAI) → QC în proces (IPQC) → Inspecție înainte de expediere (PSI).

A. Primul articol (aprobarea FAI / Prima piesă)

Scop: Verificați intenția de proiectare la producție înainte de producția în masă.

Livrări: Raport dimensional, fotografii, eșantion de ambalare, etichetare.

Acțiune: aprobarea FAI necesară în scris înainte de mucegai/scule sau rularea în vrac.

B. QC în proces (IPQC)

Frecvență: verificări zilnice pentru procese critice (de exemplu, lipire, rezistență la cusătură).

Dovadă: Fotografii ștampile în timp, jurnalele de volum de producție, jurnalele de piese respinse.

C. Inspecția pre-expediere (PSI)

Moment: în termen de 7 zile înainte de încărcare.

OMS: terță parte independentă (recomandată) sau agent cu clauză de răspundere acceptată.

Tabel de eșantionare (practic): eșantionare de bază pe dimensiunea lotului (exemple mai jos).

Exemplu de eșantionare și AQL (tipic industriei, ajustați pe risc)

Dimensiunea lotului 1–500 buc → probă 20% sau min 10 bucăți.

Dimensiunea lotului 501–3.200 buc → eșantionul 32 buc (ANSI/ISO Tabelul aproximat).

Praguri AQL (puncte de plecare sugerate):

Defecte critice: 0% toleranță (0 acceptă).

Defecte majore: AQL 1,0-2,5 (țintă ≤1% în cazul în care siguranța/potrivirea este importantă).

Defecte minore: AQL 2,5–4.0.

Notă: Pentru electronice, setați major ≤1.0; pentru textile, majore ≤2.5; Pentru hardware, major ≤1.5. Utilizați praguri mai stricte pentru SKU-uri sensibile la brand.

Rework și respingerea fluxului de lucru (trebuie să fie în contract)

• Dacă este eșuat: Furnizorul oferă un plan de reelaborare în 48 de ore și dovezi foto înainte de re-inspecție.

• Dacă reelaborarea nu reușește din nou → Cumpărătorul poate respinge lotul întreg și necesită înlocuire sau credit. Definiți alocarea costurilor pentru refacere, marfă și eliminare a terților.

 

6. Șablon SLA & KPI 

Mai jos este un SLA practic pe care îl puteți introduce într -un acord. Înlocuiți articolele între paranteze.

 

 

Cum să exprimați clauza de penalizare (eșantion):

Furnizorul/agentul este de acord că, dacă livrarea la timp scade sub țintă pentru orice lună rulantă, furnizorul va plăti cumpărătorului daune lichidate egale cu [x]% din valoarea PO pe zi de întârziere dincolo de perioada de grație, pentru a nu depăși [y]% din valoarea PO. Daunele lichidate sunt convenite ca o estimare autentică a pierderii și nu ca o pedeapsă.”

Nota: Daunele lichidate trebuie să fie rezonabile și executorii în jurisdicția dvs. - conduceți clauza de către avocat.

 

7. Limbajul contractului pe care îl puteți copia (clauze cheie)

Mai jos sunt scurte, clauze practice pe care le puteți lipi într -un contract. Editați text între paranteze.

Domeniul de aplicare al serviciilor

“Agentul furnizează furnizori, negociază prețul și termenii, gestionează aprobările de eșantion, coordonează supravegherea producției (FAI, IPQC), va aranja inspecția pre-expediere și va ajuta la documentația logistică și export, așa cum a fost solicitat în scris de către cumpărător.”

Taxe și facturare

“Structura taxelor agentului: [procent]% comision pentru prețul fabricii FOB sau taxa fixă ​​de $ [sumă] pe po. Costurile terților (inspecție, testare, audit, marfă) vor fi facturate cu costuri cu facturile de sprijin în termen de 7 zile de la plată. Agentul nu va percepe marcaje nedezvăluite.”

Proprietate intelectuală și confidențialitate (NDA)

“Agentul recunoaște IP -ul cumpărătorului și este de acord să nu dezvăluie, să reproducă sau să circule niciun proiect, desene sau specificații, cu excepția performanței în temeiul prezentului acord. Agentul nu va introduce produsul cumpărătorului în niciun terț fără acordul prealabil al cumpărătorului. Această obligație supraviețuiește încetării pentru [x] ani.”

Sub-furnizor și conflict de interese

“Agentul va dezvălui toate sub-furnizorii și va obține aprobarea scrisă a cumpărătorului înainte de subcontractare. Agentul nu va plasa comenzi cu entități în care agentul sau afiliații săi au un interes de proprietate fără acordul scris al cumpărătorului.”

Inspecție și acceptare

“Cumpărătorul își rezervă dreptul de a numi un inspector terț independent. Acceptarea finală are loc după PSI și emiterea certificatului de acceptare. În cazul în care lotul nu reușește, furnizorul va costa la propriul său (i) produsul de refacere la standardul cumpărător; (ii) înlocuiți mărfurile defecte; sau (iii) oferă credit complet.”

Clauza ESG & Audit

“Agentul va asigura furnizorii respectă codul de conduită al furnizorului cumpărător. Agentul va facilita auditurile sociale/de mediu ale terților (SMETA/SA8000/ISO), după cum a fost solicitat. Furnizorul va furniza planuri de acțiune corective în [30] zile de la orice neconformitate.”

Încetarea cauzei

“Cumpărătorul se poate încheia imediat pentru cauza în care agentul încalcă material prezentul acord, inclusiv defecțiuni de livrare repetate, încălcarea IP sau declarații false materiale în certificări. La reziliere, agentul va oferi o cooperare completă pentru predarea cumpărătorului sau succesorului.”

Rezolvarea litigiilor

“Orice litigiu va fi soluționat prin [arbitraj în Hong Kong / Singapore / Jurisdicția convenită], în conformitate cu regulile [UNCITRAL / ICC]. Legea de guvernare: [jurisdicție].”

 

8. Modele de prețuri și taxe - Ce să accepți, ce trebuie evitat

 

Comisie (% din FOB) — Comun pentru agenții de aprovizionare. Pro: Aliniază stimulente la prețul de achiziție. Contra: Poate ascunde marcaje pe inspecții sau logistică. Necesită transparență și încasări.

Taxă fixă ​​pe PO / Retiner lunar — Bine când ai nevoie de bugetare previzibilă. Mai bine pentru gestionarea continuă a programelor.

Taxa de proiect (unic pentru lansarea produsului nou) — Util pentru instrumente/configurare pentru o singură dată.
Necesită: Facturi detaliate pentru costurile terților și un drept de audit anual.

Condiții de plată: Plățile împărțite sunt standard: 30% depozit, 60% sold înainte de expediere după PSI (sub rezerva acceptării), 10% reținere timp de 30 de zile ca garanție. Pentru furnizorii mici, luați în considerare L/C sau escrow pentru a proteja părțile.

 

9. Incoterms și Responsabilități logistice (practic)

 

Definiți cine este responsabil pentru ce cost și risc:

FOB (fabrică) — Cumpărătorul controlează rezervarea și asigurarea de marfă; Agentul ajută, dar nu trebuie să rezerve marfă în numele cumpărătorului, cu excepția cazului în care este autorizat.

CIF / DDP — Agentul poate cita ușă în ușă, dar include o defalcare completă; DDP plasează riscul vamal pe vânzător/agent - utilizați numai dacă acceptă acest risc în scris.
Manevrarea revendicărilor: Solicitați agentului să depună dovadă pentru orice deteriorare/deficiență în termen de 7 zile de la sosire și să se ocupe de logistica RMA atunci când este necesar.

 

10. ESG și conformitate - Cum se face aplicabil

 

Nu tratați ESG ca marketing. Faceți-l un KPI și un declanșator de audit:

Necesită frecvență de audit: nou furnizor → 12 luni; Risc ridicat → 6 luni.

Tipuri de audit: Social (SMETA), Mediu, Chemical (conformitate Reach/Prop 65).

Cronologie de remediere: Furnizorul trebuie să furnizeze Planul de acțiune corectivă (CAP) în termen de 14 zile și să închidă probleme majore în termen de 90 de zile.

Legături KPI: Eșecul de a remedia → declanșează suspendarea PO și încetarea potențială a contractului.

Exemplul clauzei (scurt):

“Neconformitățile materiale descoperite într-un audit ESG care nu sunt închise în termen de 90 de zile permit cumpărătorului să suspende comenzile până la remediere sau să surseze în altă parte fără penalități.”

 

11. Planificarea contingenței - Backup -uri și tampoane

 

Plan minim de apărare:

Aprovizionare dublă — Aveți întotdeauna cel puțin o fabrică alternativă într -un alt oraș/regiune.

Stoc de siguranță — Mențineți 30–60 zile de SKU -uri critice (ajustați pentru volatilitatea timpului de plumb).

Escaladarea PO de urgență — Definiți taxele de fabricație accelerate și timpul de plumb.

Asigurare — Marfă marină și răspunderea produsului, dacă este cazul.

Include un “Declanșator de urgență” În contract: de exemplu, dacă timpul de plumb alunecă mai mult de 20% pentru două POS consecutive, cumpărătorul poate furniza producție de urgență și poate deduce costuri rezonabile de la furnizor/agent.

 

12. Studii de caz - anonimizate, instructive

Cazul A - Fixarea unei rate mari de defecte cu SLA -uri

Problemă: O marcă de dimensiuni medii s-a confruntat cu 4% a livrat o rată de defecte pentru un nou design.

Acţiune: Înlocuit Acordul de agent vag cu SLA explicită: PSI AQLS strâns, FAI necesare, fotografii de producție săptămânale, daune lichidate pentru livrarea cu întârziere. Agentul a fost obligat să finanțeze respecția terților după două eșecuri.

Rezultat (90 de zile): Rata defectelor livrate a scăzut la 0,8%; Timpul de piață s -a îmbunătățit cu 12 zile, deoarece au avut loc mai puține relucrări. Lecţie: Bani + măsurare = schimbarea comportamentului.

Cazul B - Pierderea IP din clauze slabe

Problemă: Un agent a introdus un produs similar unui alt cumpărător; Brand a găsit un produs concurent vândut într -o altă regiune.

Cauza: Fără NDA, fără gaj IP, fără interdicție pentru vânzările conduse de agenți.

Consecinţă: Luni de litigii; Costuri de rechemare a produsului și daune reputaționale.

Lecţie: Termenii clare de IP și non-concurență cu remedii nu sunt negociabile pentru proprietarii de mărci.

 

13. Foaia de parcurs a implementării (primele 90 de zile)

Săptămâna 0–2: Colecția de documente, verificări de referință, eșantion și plan FAI.
Săptămâna 2–4: Semnează Trial PO cu SLA, alege inspector terț pentru PSI, a stabilit cadența de raportare săptămânală.
Luna 2: Examinați rapoartele QA, ajustați KPI -uri, programați auditul dacă sunt prezenți indicatori de risc.
Luna 3: Treceți la cadență multi-po, implementați raportarea scorului; Setați aprovizionarea de rezervă dacă performanță <kpi.

 

14. Anexe gata de utilizare (copiere și lipire)

A. Lista de verificare a inspecției înainte de expediere (scurt)

Dimensiuni și toleranțe ale produsului (pe specificație).

Rezultatele testelor funcționale (trecere/eșec).

Defectele vizuale contează și fotografiile.

Integritate și etichetare a ambalajului (cod de bare, țară de origine).

Verificați cantitatea vs lista de ambalare.

Măsurarea parametrilor critici (greutate, tensiune, rezistență la cusătură).

B. Șablon de înscriere FAI de probă (un paragraf)

“Cumpărătorul confirmă acceptarea primului articol eșantion (REF: [ID de probă]) la [Data]. Producția poate continua atunci când cumpărătorul emite acceptarea FAI. Orice abatere de la FAI va necesita re-aprobarea.”

C. Câmpuri de scor rapide KPI

Numărul PO | Articol | Planificați data navei | Data navei reale | Zile întârziere | Defecte psi | Acțiuni întreprinse | Scor

 

15. Instrumente și servicii terțe (lista scurtă)

 

Inspecție terță parte: SGS, Bureau Veritas, Intertek (sau furnizor acreditat local).

Cadre de audit: Smeta, SA8000, ISO 14001 pentru sisteme de mediu.

Contract și litigiu: Consilier comercial local în Hong Kong / Singapore + Clauza de arbitraj.

Integrarea PO/ERP: Asigurați -vă că comanda și primirea înregistrărilor sincronizate cu rezultatele inspecției.

 

16. Întrebări frecvente 

Cum decid între un model de comision și taxa fixă ​​pentru un agent?
Utilizați comision pentru mărfuri simple de cumpărare și deținere; Utilizați taxa fixă ​​atunci când aveți nevoie de gestionarea programului, raportarea și controlul costurilor previzibile.

 

Poate agentul meu să efectueze toate inspecțiile sau trebuie să insist asupra inspectorilor terți?
Agenții pot efectua verificări de rutină, dar necesită PSI independent pentru produse cu risc ridicat sau primele rulări cheie pentru a elimina conflictele de interese.

 

Care este un procent adecvat de reținere pentru a proteja împotriva defectelor?
5-10% Holdback pentru 30–90 zile este frecvent; calibrați cu riscul produsului și realitățile fluxurilor de numerar.

 

Trebuie să auditez fiecare fabrică în fiecare an?
Nu. Frecvența auditului ar trebui să fie bazată pe riscuri: furnizori noi sau cu risc ridicat = la fiecare 6-12 luni; risc scăzut = 12–24 luni.

 

Ce dimensiune a eșantionului ar trebui să folosesc pentru loturi mici (<500 de calculatoare)?
Pentru loturi mici, utilizați eșantionare de 10-20% cu 0 toleranță pentru defecte critice și un AQL major nu mai mare de 2,5.

 

Cum protejez IP -ul atunci când agentul susține că „trebuie să arate produsul furnizorilor”?
Utilizați o dezvăluire în două etape: afișați inițial specificații non-critice; Semnați NDA -uri și solicitați furnizorilor să returneze sau să distrugă documentele de proiectare după citare.

 

Dacă agentul surse părți mai ieftine, dar calitatea scade, cine plătește?
Dacă agentul a înlocuit piese fără aprobare, acestea sunt responsabile. Necesită aprobarea scrisă pentru orice substituție.

 

Care este o cale de escaladare sensibilă pentru eșecurile repetate?

Capac imediat de la furnizor la 48 de ore; 2) auditul terț dacă este nerezolvat; 3) Sancțiuni financiare sau încetarea contractului dacă valorile nu sunt îndeplinite după două cicluri.

 

Ar trebui să solicite agenților să țină mostre în fișier? De cât timp?
Da. Păstrați probe de master timp de cel puțin 6 luni de la expediere; Pentru articole reglementate, păstrați perioade legale (verificați legile locale).

 

Când este rezonabil să treceți de la un agent de aprovizionare pentru a direcționa relațiile din fabrică?
Mutați-vă atunci când volumele de comandă justifică aprovizionarea dedicată, auditurile directe și puteți gestiona relațiile furnizorilor în zonele orare locale sau printr-o echipă internă.