Cele 4 tipuri de achiziții: un ghid strategic și tactic pentru achiziții moderne​

Întrebați „Care sunt cele patru tipuri de achiziții?” Și de multe ori veți primi unul dintre cele două răspunsuri: o listă de categorii de achiziții sau o listă de tipuri de comenzi de cumpărare. Adevărul este că, pentru a stăpâni achizițiile, trebuie să le înțelegeți pe amândouă.

Achiziționarea nu este un singur act; Este o funcție cu două straturi. Stratul strategic ( ce Cumpărați și de ce ) determină abordarea dvs. la furnizori și riscuri. Stratul tactic ( Cum Executați cumpărarea) determină eficiența și controlul operațional.

Acest ghid va diseca ambele straturi, explicând cele patru tipuri strategice de achiziții și cele patru tipuri de comenzi de cumpărare utilizate pentru a le acționa. Până la sfârșit, veți ști nu doar ceea ce sunt, ci și cum să le împerechezi strategic pentru a economisi bani, a reduce riscul și a -ți eficientiza operațiunile.

​Taxe cheie:​​

Strategia de achiziții este împărțită în patru tipuri de bază: directă, indirectă, servicii și capital.

Execuția achizițiilor este gestionată prin patru comenzi de cumpărare primare: standard, planificat, pătură și contract.

Alinierea tipului de PO corect cu strategia dvs. de achiziții este cheia excelenței operaționale.

Achiziții indirecte și achiziții de servicii sunt ținte principale pentru economisirea costurilor și automatizarea proceselor.

Achiziția de capital necesită un proces unic, riguros, dincolo de POS standard.

 

Partea 1: Fundația: Strategia de achiziții vs. execuția tactică

​

Înainte de a enumera tipurile, trebuie să clarificăm o distincție critică.

​Achiziția este procesul strategic cuprinzător, de la capăt la capăt achiziționarea de bunuri și servicii necesar pentru ca o organizație să funcționeze și să crească. Acesta cuprinde identificarea nevoilor, aprovizionarea furnizorilor, negocierea contractelor, gestionarea relațiilor și asigurarea valorii. Este o funcție de management.

O comandă de cumpărare (PO) este un instrument tactic specific​ în Procesul de achiziții. Documentul formal, legal obligatoriu, emis unui furnizor pentru a executa o achiziție în conformitate cu condițiile convenite. Este un document tranzacțional.

Gândiți -vă în acest fel: Achiziția este întregul plan de campanie (strategia), în timp ce o comandă de cumpărare este ordinea specifică dată trupelor pentru a capta un deal (tactica). Ai nevoie de amândoi pentru a câștiga.

 

Partea 2: Cele 4 tipuri strategice de achiziții („Ce și de ce”)​

​

Această clasificare se bazează pe ceea ce cumpărați și pe impactul acesteia asupra afacerii dvs.

 

​1. Achiziții directe: elementul de viață al producției​

​Ce este: achiziția de Materii prime, componente și mărfuri care sunt direct încorporate în produsele pe care le fabricăm și le vând.

​Detalii aprofundate:​​

​Impact: corelați direct cu costurile dvs. de mărfuri vândute (COGS) și marjele de profit brute. O economie de 10% aici merge direct la linia de jos.

​Focus în management: dependentă de gestionarea lanțului de aprovizionare (SCM). Prioritățile cheie sunt fiabilitatea furnizorilor, asigurarea calității, prețurile de volum și minimizarea riscului de perturbare a lanțului de aprovizionare. Modelele de inventar just-in-timp (JIT) sunt adesea folosite aici.

​Exemplu din lumea reală: un producător de automobile care achiziționează oțel, motoare și unități de control electronic (ECU). O brutărie care cumpără făină, zahăr și drojdie.

​De ce este unic: această cheltuială este critică pentru misiune. Un eșec în achizițiile directe poate opri liniile de producție în întregime.

 

​2. Achiziții indirecte: motorul operațiunilor​

​Ce este: achiziția de bunuri și servicii care sprijină operațiunile de zi cu zi, dar nu fac parte din produsul finit. Cunoscut și sub denumirea de MRO (întreținere, reparație și operații).

​Detalii aprofundate:​​

​Impact: Deși nu este legat direct de venituri, ineficiența aici distruge rentabilitatea prin cheltuieli rampante și deșeuri administrative.

​Focus în management: Această categorie este adesea fragmentată în departamente (IT, Facilități, HR). Obiectivul este consolidarea cheltuielilor, aplicarea politicii și creșterea reducerilor de volum pentru articole comune, cum ar fi livrările de birou sau licențele software.

​Exemplu din lumea reală: laptopuri pentru noi angajări, servicii de îngrijire pentru birouri, lubrifianți industriale pentru întreținerea mașinilor, abonamente SaaS precum Salesforce sau Microsoft Office.

​De ce este unic: este adesea invizibil. Un 100OverPaymentOndirectMaterialsisaustImMmedially.A100 Plata excesivă pentru un abonament SaaS lunar poate trece neobservate ani de zile.

 

​3. Achiziții de servicii: achiziționarea de expertiză, nu produse​

​Ce este: aprovizionarea strategică și gestionarea expertizei terților, a forței de muncă și a serviciilor specializate.

​Detalii aprofundate:​​

​Impact: este vorba despre rezultate și capital intelectual, nu active fizice. Gestionarea acestui bine înseamnă a obține expertiza corectă la momentul potrivit, fără cheltuielile generale a unui angajat cu normă întreagă.

​Focus în management: Cornerstone este Acordul de nivel de serviciu (SLA). Performanța este măsurată față de KPI -uri definite în SLA, nu doar la livrarea unei unități fizice. Necesită un management robust de performanță a furnizorilor.

​Exemplu din lumea reală: Angajarea unei firme de consultanță în management (de exemplu, McKinsey), implicarea unei agenții de marketing digital, contractarea dezvoltatorilor de software freelance sau externalizarea consilierului juridic.

​De ce este unic: valoarea este intangibilă și calitatea este subiectivă. O scroafă slab scrisă (declarație de lucru) sau SLA duce la dispute, supraîncărcare și rezultate nesatisfăcătoare.

 

​4. Achiziții de capital: investiția pe termen lung​

​Ce este: achiziția de active de mare valoare, cu viață lungă, care sunt capitalizate în bilanț și depreciată de-a lungul vieții lor utile.

 

​Detalii aprofundate:​​

​Impact: Aceasta este o cheltuială de capital (CAPEX) care are impact asupra situațiilor financiare ale companiei de ani de zile. Deciziile necesită o analiză financiară riguroasă și o aprobare la nivel înalt.

​Focus în management: Evaluarea se bazează pe costul total al proprietății (TCO) - nu doar prețul de achiziție, ci costurile de instalare, întreținere, consum de energie și eliminare. Calculele ROI sunt obligatorii.

​Exemplu din lumea reală: Achiziționarea unei mașini CNC pentru o fabrică, achiziționarea unei flote de vehicule ale companiei, construirea unui nou depozit sau investirea într-un server masiv de întreprindere.

​De ce este unic: procesul se referă mai puțin la POS și mai mult despre un proces formal de aprobare a capitalului, implicând adesea RFP, aprobări ale consiliului de administrație și acorduri complexe de finanțare sau leasing.

 

​ Tipuri de achiziții strategice dintr -o privire​

 

Tip	Concentrați -vă	Impact	Metrică cheie
​Direct​	Materii prime pentru producție	Costul mărfurilor vândute (COGS)	Fiabilitatea furnizorilor, calitatea
​Indirect​	Mărfuri pentru a rula operațiuni (MRO)	Eficiență operațională	Cheltuiți sub conducere
​Servicii​	Expertiză și forță de muncă	Rezultatele proiectului	SLA Performance, ROI
​Capital​	Active pe termen lung	Bilanț, capex	Costul total al proprietății (TCO)

 

 

Partea 3: Cele 4 tipuri de comandă de cumpărare tactică („Cum”)​

​

Acestea sunt instrumentele din setul de instrumente pentru achiziții. Alegeți unul pe baza cât de mult știți despre achiziție înainte te angajezi.

 

​1. Comanda de cumpărare standard (PO)​​

​Ce este: cel mai frecvent, specific și definitiv tip de ordine. Folosit atunci când toate detaliile sunt cunoscute și fixate în avans.

​Când să-l utilizați: pentru o singură dată, achiziții imediate în cazul în care articolul, cantitatea, prețul și programul/ locația de livrare sunt 100% sigure.

​Marginea profesionistului: oferă un control maxim și minimizează riscul pentru cumpărător, deoarece totul este specificat. Cu toate acestea, este greoi din punct de vedere administrativ. Folosirea acestuia pentru articole repetitive, cu valoare scăzută, este ineficientă.

​Exemplu: Comanda 500 de plăci de circuit specifice de marcă la 10 USD/unitate pentru o producție confirmată pe 15 iunie.

 

​2. Comanda de cumpărare planificată (PPO)​​

​Ce este: un angajament de a cumpăra o cantitate specifică de articole la un preț stabilit, dar cu ​ Detalii de livrare lăsate nedefinite ​ pentru mai târziu.

​Când să -l folosești: când știi ce Ai nevoie și cât costă va costa, dar nu știți exact când sau unde pentru livrare.

​Marginea profesionistului: un PPO este un instrument puternic pentru obstacole bugetare. Acesta spune Finanțe că intenționați să cheltuiți $ X, astfel încât să poată rezerva fondurile. Ulterior, emiteți o versiune de programare împotriva PPO pentru a declanșa o livrare specifică. Acest lucru este frecvent în fabricarea articolelor de lungă durată.

​Exemplu: Angajarea de a cumpăra 10.000 de tone de oțel la 800 USD/tonă pentru anul. Apoi emiteți lansări pentru 2.500 de tone pentru a fi livrate la fabrica din Ohio în fiecare trimestru.

 

​3. Comanda de cumpărare a păturii (BPO) / comandă permanentă​

​Ce este: un acord cu un furnizor pentru a furniza o cantitate nespecificată de bunuri sau servicii pe o perioadă, până la o limită maximă de cheltuieli. Adesea, chiar și prețurile precise sunt negociate la momentul eliberării.

​Când să-l utilizați: pentru achiziții repetitive, cu valoare scăzută, unde cererea este continuă, dar imprevizibilă. Perfect pentru achiziții indirecte (de exemplu, livrări de birou, piese MRO).

​Marginea profesionistului: BPO este instrumentul final pentru eficiență. Apropie în prealabil un furnizor și termeni, permițând departamentelor să „tragă” mărfurile, după cum este necesar, fără a parcurge un ciclu complet de aprobare PO de fiecare dată. Fiecare achiziție se face printr -o versiune de pătură.

​Exemplu: Configurarea unui BPO cu Grainger pentru MRO Supplies cu un motor de înlocuire de 50.000limit.AMAINTENANCETHNICYCANTHENCALLANDORANDORA50 sub numărul BPO fără documente.

 

​4. Comanda de cumpărare a contractului (CPO)​​

​Ce este: aceasta nu este o comandă de cumpărare pentru bunuri. Este un acord de cadru legal principal care stabilește termenii și condițiile pentru toate tranzacțiile viitoare cu un furnizor.

​Când să-l utilizați: Când stabiliți un parteneriat strategic pe termen lung cu un furnizor cheie. CPO în sine nu cumpără nimic.

​Marginea profesionistului: toate standardul ulterior sau PO -urile planificate care fac referire la numărul CPO sunt guvernate automat de termenii săi legali și de preț negociat. Eficientizează procesul de contractare pentru afaceri repetate și oferă o protecție juridică crucială.

​Exemplu: Negocierea unui CPO de 3 ani cu o companie de logistică care include clauze de răspundere, cerințe de asigurare și programe de rate reduse. De fiecare dată când trebuie să expediați ceva, emiteți un PO standard care spune „sub CPO #xyz” și se aplică toți termenii de master.

 

​Tipuri de comandă de cumpărare tactică dintr -o privire​

 

Tip PO	Detalii definite	Detalii flexibile	Cazul de utilizare primară
​PO standard​	Articol, Qty, preț, livrare	Nici unul	Achiziții unice, specifice
​POLENCED PO (PPO)​​	Articol, Qty, Preț	Program de livrare	Bugetare pentru nevoile cunoscute
​Pătură PO (BPO)​​	Furnizor, articole, termeni	Qty, preț, livrare	Nevoile repetitive, ad-hoc
​Contract PO (CPO)​​	Termeni și condiții legale	Orice altceva	Stabilirea acordurilor de master

 

Partea 4: Asocierea strategică: potrivirea tipurilor de achiziții cu tipuri de PO

​

Aici teoria îndeplinește practica. Iată cum o echipă de achiziții profesionale conectează strategia la execuție.

 

​Necesitate strategică (tip de achiziție)​​	​Instrument tactic recomandat (tip PO)​​	​De ce funcționează această împerechere​
​Achiziții directe ​ (de exemplu, materii prime)	​Comanda de cumpărare planificată (PPO)​​	Cunoașteți materialele și costurile pentru prognozele de producție, dar aveți nevoie de livrare flexibilă aliniată la programul de producție. Lansările sunt emise în timp.
​Achiziții indirecte ​ (de exemplu, livrări de birou)	​Comanda de cumpărare a păturii (BPO)​​	Cererea este imprevizibilă, dar continuă. Un BPO împuternicește angajații să obțină ceea ce au nevoie instantaneu fără întârziere birocratică, în timp ce controlează cheltuielile totale.
​Achiziții de servicii ​ (de exemplu, consultanță)	​Contract PO + Standard POS​	CPO stabilește condițiile legale principale. Pentru fiecare proiect sau fază este utilizat un PO standard ulterior, care detaliază semănarea specifică, livrările și reperele de plată.
​Achiziții de capital ​ (de exemplu, utilaje)	​Adesea ocolește standard POS​	Aceasta implică de obicei un proces formal RFP, un acord de cumpărare a activelor negociat și utilizarea unui proiect de proiect sau de solicitare de capital, nu un PO standard.

 

Partea 5: Cele mai bune practici și capcane comune de evitat

​

​Cele mai bune practici pentru achiziții moderne:​​

​Centralizează cheltuielile indirecte: cele mai mari economii provin adesea din consolidarea cheltuielilor indirecte fragmentate sub BPO -uri gestionate și furnizori preferați.

​Implementați un sistem procură-la-salariu (P2P): Automatizați fluxul de la rechiziție la plată. Aceasta impune politica, elimină crearea de PO manual și oferă analize de cheltuieli neprețuite.

​Master the SLA: Pentru achiziții de servicii, SLA este Biblia ta. Definiți KPI-uri, frecvența de raportare și penalități pentru neexecutare cu claritate brutală.

​Calculați TCO, nu doar prețul unitar: în special pentru capital și achiziții directe. Cea mai ieftină opțiune are adesea cel mai mare cost pe termen lung.

 

​Capcanele care distrug valoarea:​​

​Cheltuieli Maverick: permițând angajaților să cumpere sisteme și furnizori aprobați în afara. Acest lucru distruge reducerile negociate și creează coșmaruri de conformitate.

​Folosind un PO standard pentru orice: acesta este semnul distinctiv al unei funcții de achiziții imature. Creează deșeuri administrative imense pentru articole cu valoare scăzută.

​Neglijare Managementul relațiilor furnizorilor (SRM): Furnizorii dvs. cheie sunt parteneri strategici. Gestionați -le în consecință cu recenzii de performanță și planificare comună a afacerilor.

​Gestionarea slabă a contractului: semnarea unui CPO și apoi depunerea acestuia. Examinați în mod regulat contractele pentru a asigura respectarea și identificarea oportunităților de renegociere.

 

Concluzie: stăpânirea straturilor duale

​

Înțelegerea faptului că „achiziționarea” are două straturi - tipuri de achiziții strategice și comenzi de cumpărare tactică - este ceea ce separă un Cumpărător profesionist dintr-un pliant de comandă.

Scopul este de a trece dincolo de simpla cunoaștere a celor patru tipuri ale fiecăruia. Este vorba despre potrivirea intenționată a intenției dvs. strategice cu cel mai eficient instrument tactic. Utilizați PPO pentru a vă gestiona inventarul de producție, BPO -urile pentru a -ți împuternici angajații și a controla cheltuielile indirecte și CPO pentru a construi parteneriate puternice și protejate pentru furnizori.

Făcând acest lucru, transformați achizițiile de la un centru de costuri într -un motor puternic pentru eficiență, atenuarea riscurilor și valoarea strategică.

 

Întrebări frecvente (întrebări frecvente)​

​

​Q1: Ce tip de achiziții este cel mai vulnerabil la fraudă și de ce?​​

​R: Achiziția indirectă este adesea cea mai vulnerabilă. Natura sa descentralizată, volumul mare de tranzacții cu valoare mică și cheltuielile cu maverick fac mai greu monitorizarea. Frauda se poate manifesta prin facturi false ale furnizorului pentru rechizite sau servicii de birou niciodată redate, trecând adesea neobservate în mijlocul cheltuielilor legitime.

 

​Q2: Poate o singură achiziție să implice mai multe tipuri de achiziții?​​

​R: Absolut. Luați în considerare construirea unei noi fabrici. Construcția în sine este achiziții de capital. Materiile prime pentru produsele fabricate în interior sunt achiziții directe. Laptopurile pentru noile birouri sunt achiziții indirecte, iar arhitecții angajați sunt achiziții de servicii. Un proiect major necesită adesea gestionarea simultan a tuturor tipurilor.

 

​Q3: Cum afectează lanțurile de aprovizionare globale alegerea tipului de PO?​​

​R: O influențează puternic. Pentru materiale directe cu plumb lung, internațional, un PO planificat (PPO) este esențial pentru asigurarea capacității și prețurilor, lansările gestionând logistica complexă. Riscul de întârzieri și probleme vamale face adesea un PO standard ferm, cu o singură dată de livrare prea riscantă.

 

​Q4: O pătură este aceeași cu a avea un card de credit corporativ cu un furnizor?​​

​R: Nu exact. Ele servesc un scop similar pentru cheltuielile descentralizate, dar o pătură PO oferă un control superior. Acesta mandatează termenii și prețurile pre-negociate și stabilește un plafon financiar greu. Un card de credit are o limită, dar îi lipsește prețurile contractuale și termenii, ceea ce face analiza cheltuielilor și controlul mai dificil după fapt.

 

​Q5: Cine are de obicei autoritatea de a aproba un contra contract față de un PO standard?​​

​R: Autoritatea de aprobare este nivelată. Un contra contract, care stabilește angajamente juridice și financiare pe termen lung, necesită aproape întotdeauna revizuire legală și aprobare din partea conducerii superioare, precum un director al achizițiilor sau CFO. Un PO standard împotriva unui contract existent poate necesita doar aprobarea unui manager de departament, deoarece termenii majori sunt deja decontate.

 

​Q6: Ce se întâmplă dacă un furnizor nu îndeplinește condițiile unui acord de nivel de serviciu (SLA) într -un contract de achiziții de servicii?​​

​R: SLA ar trebui să contureze în mod explicit remediile. Aceasta implică de obicei sancțiuni financiare, adesea numite „credite de serviciu”, care sunt deduse din factură. Pentru o performanță cronică, contractul ar trebui să includă clauze care să permită încetarea cauzei, protejând cumpărătorul de a fi blocat într -o relație disfuncțională.

 

​Q7: Pentru o pornire, ce tip de achiziții ar trebui să fie formalizat mai întâi?​​

​R: Concentrați -vă mai întâi pe achizițiile indirecte. Startup-urile în stadiu incipient experimentează cheltuieli haotice pentru instrumente SaaS, agenții de marketing și echipamente. Implementarea unei politici simple și un BPO gestionat pentru domenii cheie, cum ar fi software -ul împiedică cheltuielile risipitoare și stabilește o cultură a controlului financiar înainte de scalare devine de neegalat.

 

​Q8: Cum fac factorul de sustenabilitate/ESG în selectarea tipurilor de achiziții?​​

​R: Este un strat strategic. Pentru achiziții directe, înseamnă verificarea furnizorilor pentru aprovizionarea etică și practicile de mediu. Pentru achizițiile de capital, aceasta implică evaluarea eficienței energetice și a duratei de viață a activelor. O politică ESG puternică poate însemna alegerea unui furnizor puțin mai scump, care se aliniază valorilor corporative, care afectează toate deciziile de cumpărare.

 

​Q9: Care este rolul unei achiziții non-PO și când este acceptabil?​​

​R: O achiziție non-PO, precum o tranzacție de numerar mică sau cheltuieli de card corporative fără un PO pre-emis, este un rău necesar. Este acceptabil doar pentru cheltuieli banale, urgente, sub un prag monetar strict (de exemplu, sub 100 USD). Cu toate acestea, necesită raportarea și o reconciliere robustă după fapt pentru a menține traseele de audit și pentru a preveni abuzul.

 

​Q10: Cum măsurați succesul strategiei dvs. de achiziții dincolo de economiile de costuri?​​

​R: Valorile cheie includ performanța furnizorilor (livrare la timp, rate de defecte de calitate), eficiența procesului (timpul ciclului de la rechiziție la comandă, procentul de cheltuieli sub conducere) și atenuarea riscurilor (numărul furnizorilor de surse unice, rezultatele auditului de conformitate). Adevăratul succes este un echilibru de costuri, eficiență și rezistență.